Was meint Employee Self-Service?
Hinter dem Stichwort Employee Self-Service verbirgt sich das Konzept, durch die Vergabe von administrativer Verantwortung an die Mitarbeiter, die Prozesse im Unternehmen straffer und effizienter zu organisieren. Dabei stehen selbstverständlich auch die Strukturabläufe im Personalwesen im Focus. Aber sind nicht gerade bei der Dokumentation von Kompetenzerwerb und Aktivitäten in der Personalentwicklung natürliche Grenzen zu beachten?
Bei vielen Klein- und mittelständischen Unternehmen werden häufig die Entwicklungsprozesse ihrer Mitarbeiter kaum registriert, geschweige denn dokumentiert.
Dabei gibt gerade eine Personalentwicklungsdatei Aufschluss über die aktuell erworbenen Kompetenzen und die potentiellen Entwicklungsdefizite.
Eine solche Datei sollte folgende Mindestinformationen erhalten:
- soziodemografische Grunddaten (Name, Alter, Familienstand),
- derzeitige Tätigkeit (Tätigkeitsprofil und Eingruppierung),
- Schul- und berufsbiographische Merkmale (Schulausbildung, Berufsausbildung),
- weiterbildende Maßnahmen,
- Beurteilungen (bereits erfolgte oder Potentialbeurteilung) und
- besondere Wünsche der Mitarbeiter an Entwicklungsmaßnahmen.
Der Regelfall in den Unternehmen ist die administrative Verwaltung der Daten durch die Experten der Personalabteilung. Es werden jedoch seit einigen Jahren komplexe Softwarelösungen angeboten, die es den Mitarbeitern ermöglichen, eigene Daten aus dem soziodemografischen Sektor (z. B. Steuerklassenwechsel) direkt in das System einzugeben. Das führt im Regelfall zu einer Kostensenkung, aber auch in diesem Fall wird schon deutlich, dass Genauigkeit und Regelmäßigkeit bei der Eingabe von Überstunden oder Urlaub erwartet werden muss.
Was bedeutet das für die Personalentwicklung?
Noch komplexer scheint mir die Eingabe von anspruchsvollen Zusammenhängen wie in der Personalenwicklung. Nicht jeder Mitarbeiter kann die Bedeutung und Relevanz einer Bildungsmaßnahme richtig einordnen und auch der Verbalisierungskompetenz sind Grenzen gesetzt. Hinzukommt, dass dieser Vorgang häufig vergessen wird, weil die Entwicklungsmaßnahme sich nicht direkt materiell umsetzten lässt. Letztendlich: Wer gibt die Garantie dafür, dass dieser Eintrag von dem/der zuständigen Referenten/Referentin auch gebührend wahrgenommen wird?
Es scheint mir so, dass je ausgefeilter die Personalentwicklungspolitik ausgerichtet ist (denken Sie z. B. an die Kompetenzinventare), desto unumgänglicher sind die klassischen Instrumente wie das Mitarbeitergespräch. Auf dieser Basis lassen sich auch Entscheidungsprozesse über die zukünftige Entwicklung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin dokumentieren.