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Personalakten: So verhindern Sie Klatsch und Tratsch

Die Personalakten Ihrer Mitarbeiter geben vielfältige Informationen über deren private Verhältnisse, z.B. über Lohnpfändungen, Ehescheidungen usw. Zum Schutz Ihrer Mitarbeiter und im Sinne eines guten Betriebsklimas sollten Sie darauf achten, dass diese Informationen in den Personalakten vertraulich behandelt werden.

Personalakten: So verhindern Sie Klatsch und Tratsch

So gewährleisten Sie die Vertraulichkeit der Personalakten:

– Geben Sie möglichst wenigen Mitarbeitern Zugang zu den Personalakten: Vorgesetzte sollten nur Zugang zu den Unterlagen der eigenen oder künftiger Mitarbeiter haben. Der Betriebsrat hat kein eigenes Einsichtsrecht.

– Machen Sie klar, dass Sie in jedem Fall Verschwiegenheit über den Inhalt der Personalakten erwarten.

– Verpflichten Sie die Mitarbeiter der  Personalabteilung auf das Datengeheimnis.

– Heben Sie medizinische Unterlagen von den übrigen Personalakten getrennt auf.

– Heben Sie nur relevante Unterlagen in den Personalakten auf. Also keine Zeugnisentwürfe oder Entwicklungsplanungen, die nicht verfolgt wurden.

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