Das PDF-Format – flexibel, aber nicht ohne Risiken
Die hohe Flexibilität des PDF-Formats macht es zu einem bevorzugten Format für den Austausch von Dokumenten aller Art. Unternehmen und Behörden schätzen insbesondere die plattformunabhängige Nutzung des Formats, da die Empfänger die Dateien auf unterschiedlichen Geräten oder Betriebssystemen öffnen können, ohne dass das Layout oder die Formatierung verloren geht.
Aber dennoch lauern im Umgang mit PDFs Gefahren, denn die Dateien sind standardmäßig nicht vor dem Zugriff oder vor Änderungen Dritter geschützt. Mit den folgenden Tipps schützen Sie vertrauliche Daten, tauschen PDF-Dateien sicher aus und schützen sie vor ungewollten Änderungen.
Übrigens: Heutzutage sind keine kostenpflichtigen Programme, wie etwa der Adobe Acrobat Reader notwendig, um mit PDFs zu arbeiten. Online finden sich viele kostenlose Alternativen, mit denen Sie beispielsweise PDFs zusammenfügen oder in andere Dateiformate konvertieren können.
PDF Dateien sicher öffnen
Jede Datei kann potenziell schädliche Software enthalten – so auch PDF. PDFs wirken zwar prinzipiell vertrauensvoll, doch auch sie können schädliche Skripte oder Trojaner enthalten. Datendiebstahl und andere Sicherheitsprobleme können die Folge sein. Um solche Risiken zu minimieren, sollten PDF-Lösungen genutzt werden, die über einen geschützten Modus verfügen. Dieser öffnet das PDF in einer vom Betriebssystem getrennten Umgebung und verhindert, dass eingebetteter Code ausgeführt wird. Es ist generell empfohlen, das Öffnen der PDF-Dateien im geschützten Modus (bzw. Lesemodus) als Standard festzulegen.
Sensible Daten schwärzen
Das Schwärzen von vertraulichen Inhalten in PDF-Dateien wird in vielen Bereichen eingesetzt, um sensible Informationen vor unberechtigten Augen zu schützen: beispielsweise im juristischen Bereich oder bei der Übermittlung von medizinischen Befunden. Allerdings ist es wichtig, dass das Schwärzen richtig durchgeführt wird, um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen trotzdem sichtbar werden.
Es reicht nicht aus, die entsprechenden Passagen einfach mit weißer Schrift auf weißem Hintergrund zu formatieren, da die Formatierung beim Export separat gespeichert wird. Stattdessen müssen die Inhalte tatsächlich mit dem PDF-Tool Ihrer Wahl aus dem PDF-Code entfernt werden. Nur so wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nicht sichtbar sind und nicht wiederhergestellt werden können.
PDFs mit Kennwörtern schützen
PDF-Dokumente können sensible Informationen enthalten, deren Schutz unbedingt notwendig ist. Ein effektives Mittel, um solche Dokumente abzusichern, ist das Einrichten von Kennwörtern. Mithilfe von Passwörtern kann verhindert werden, dass unbefugte Dritte Zugriff auf das Dokument erhalten.
Das Einrichten von Kennwörtern für PDF-Dokumente ist mit der passenden PDF-Software einfach umsetzbar. So kann nicht nur ein Kennwort für das Öffnen der Datei, sondern auch für das Bearbeiten oder Kopieren von Inhalten festgelegt werden.
Digitale Signaturen nutzen
Digitale Signaturen sind ein äußerst nützliches Tool in der PDF-Bearbeitung. Eine elektronische Unterschrift bietet eine rechtsverbindliche Möglichkeit, ein PDF-Dokument zu unterzeichnen. Dabei wird das Dokument mit einem individuellen, verschlüsselten Code versehen, der nur dem Unterzeichner zugeordnet werden kann. Dies stellt sicher, dass das Dokument nicht manipuliert werden kann, ohne die Unterschrift ungültig zu machen.
Sicherheit ist das A und O
Sicherheit bei der Arbeit mit PDF-Dateien im Unternehmen ist von großer Bedeutung, insbesondere bei der Übermittlung von vertraulichen Daten. Mit den richtigen Tipps und PDF-Tools können Sicherheitslücken minimiert werden. Eine sichere Handhabung von PDFs umfasst unter anderem das Öffnen von Dateien im geschützten Modus, das Schwärzen von vertraulichen Inhalten, das Einrichten von Kennwörtern und die Verwendung von digitalen Signaturen. Mit diesen Maßnahmen können Unternehmen ihre Daten schützen und effektiv verwalten.
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