Kennen Sie das? Sie wissen genau, dass Sie Anfang der Woche eine Einladung zu einem Kongress erhalten haben. Damit Sie dies nicht aus den Augen verlieren, haben Sie das Schreiben erst einmal auf den Papierstapel zu weiteren, „irgendwie“ wichtigen Dokumenten gelegt. Sie wühlen sich durch den Papierstapel und werden dann auch fündig. Dabei entdecken Sie auch die Rechnung, die Sie ja noch überweisen wollten. Das hätten Sie fast vergessen.
"Weißt du eigentlich, wie viel Energie diese Papierstapel auf deinem Schreibtisch fressen?" fragt Ihr Kollege. Ihr Blick geht zu einem weiteren Papierstapel auf dem Beistelltisch. Was sich darin befindet, wissen Sie noch weniger. Wie aber bekommen Sie diese alten Stapel in den Griff, fragen Sie sich selbst ein wenig ratlos.
Papierstapel machen ein schlechtes Gefühl
Papierstapel rauben wirklich Energie, vor allem durch das schlechte Gewissen, das sich unweigerlich bei ihrem Anblick einstellt. Zudem kosten sie objektiv Suchzeiten. Diese Erkenntnis allein ist nicht wirklich hilfreich, denn damit wissen Sie immer noch nicht, wie Sie gegen die zahlreichen Papierstapel angehen.
Sagen Sie den Papiersapeln den Kampf an. Dazu nehmen Sie den Stapel und drehen ihn erst einmal um 180 Grad, also mit der Rückseite zu Ihnen und der Schrift nach unten. Wahrscheinlich liegen jetzt die ältesten Dinge oben. Das erleichtert vielleicht das Aussortieren – vielleicht haben sich auch einige Dinge bereits erledigt? Nicht? Dann gehen Sie wie folgt vor:
Papierstapel entstapeln: 1. Relevanz überprüfen
Das ist meine Lieblingsfrage: Ist es überhaupt noch relevant? Wenn nicht: ungelesen in den Papierkorb, bei datensensiblen Papieren in den Reißwolf – und tschüss!
Papierstapel entstapeln: 2. Aktion festlegen
Ist eine direkte Aktion erforderlich? Was muss als nächstes passieren? Unterscheiden Sie nach den folgenden Aktivitäten:
- Kann ich dies delegieren? Dann mit einem entsprechenden Vermerk weiterleiten.
- Kann ich es sofort – innerhalb von drei bis maximal fünf Minuten – erledigen? Dann los!
- Wann ist es zu erledigen? Terminieren Sie den Vorgang sofort in Ihrer To-do-Liste und sortieren Sie die Unterlage in Ihre Zwischenablage oder Wiedervorlage.
Papierstapel entstapeln: 3. Ablage machen
Eine direkte Aktion ist nicht erforderlich, die Unterlage soll aber aufbewahrt werden? Dann fix lochen und abheften (Ordner) oder in einer Hängemappe ablegen. Es gibt keinen passenden Ort dafür? Dann legen Sie einen neuen Ordner, eine Mappe oder Hängemappe an: Beschriften, Unterlage hinein und dem neuen Ordnungshelfer den passenden Platz zuweisen.
Jetzt sind Sie dran – Papierstapel entstapeln
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Wenn Sie einen Stapel haben, setzen Sie den Vorschlag am besten sofort um. Selbst wenn Sie im Moment nur 15 Minuten Zeit haben und nicht den kompletten Stapel schaffen: Sie haben einen Anfang gemacht, Ihre alten Stapel zu entstapeln und Ihr Büro wieder ein Stück mehr in den Griff zu bekommen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation