Kontaktgruppen oder auch E-Mail-Verteiler sind immer dann interessant, wenn es darum geht, eine größere Gruppe von Personen mit minimalem Aufwand zu informieren.
Geschäftlich können Sie so beispielsweise alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung mit Informationen versorgen oder privat eine Gruppe von Freunden über den Fortschritt der Planung einer gemeinsamen Reise auf dem Laufenden halten.
Verteiler sind also besonders vielseitig einsetzbar und damit ein wichtiges Werkzeug unter Microsoft Outlook.
Eine neue Kontaktgruppe in Outlook erstellen
1. Klicken Sie am unteren Rand der Outlook-Oberfläche auf „Personen“ bzw. in Outlook 2016 auf die symbolisierten Personen. Drücken Sie alternativ die Tastenkombination „Strg“ + „3“, um zum selben Ziel zu gelangen.
2. Klicken Sie unter dem Register „Start“ im Bereich „Neu“ auf das Symbol „Neue Kontaktgruppe“.
Vergeben Sie unter „Name“ einen aussagekräftigen Namen für die Kontaktgruppe, wie „Kollegen“ oder „Freunde“.
3. Entscheiden Sie sich dann unter dem Register „Kontaktgruppe“ im Bereich Mitglieder“ für „Mitglieder hinzufügen“.
4. Im Aufklappmenü wählen Sie den Eintrag „Aus Outlook-Kontakten“ per Mausklick aus.
5. Wählen Sie nun die Kontakte aus, die Sie in die Kontaktgruppe aufnehmen möchten.
Mein Tipp: Mehrere hintereinanderliegende Kontakte markieren Sie, indem Sie den ersten anklicken und dann, bei gehaltener „Umschalt“-Taste den letzten anwählen.
Mehrere nicht zusammenhängende Kontakte werden markiert, indem Sie diese, bei gedrückter „Strg“-Taste nacheinander markieren.
Da es sich um einen E-Mail-Verteiler handelt, lassen sich nur solche Kontakte in eine Kontaktliste aufnehmen, zu denen auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
6. Klicken Sie unten links im Dialogfenster auf „Mitglieder“, um die markierten Kontakte in die Liste aufzunehmen. Entscheiden Sie sich dann zunächst für „Ok“ und anschließend für „Speichern & Schließen“, um die Kontaktgruppe anzulegen.
So ergänzen Sie Konnte zu einer bestehenden Kontaktgruppe
Immer wieder kommt es vor, dass Kontaktgruppen verändert werden müssen, sei es, weil in der Gruppe eingetragene Mitglieder nicht mehr dazugehören oder neue hinzugekommen sind.
Microsoft Outlook bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, bestehende Kontaktgruppen an aktuelle Gegebenheiten anzupassen.
Klicken Sie den Eintrag der Kontaktgruppe dazu einfach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Aufklappmenü den Eintrag „Kontakt bearbeite“ aus.
Im folgenden Dialogfenster können Sie Kontakte aus der Gruppe entfernen oder neue hinzufügen.
Bildnachweis: pressmaster / adobe stock
