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Outlook: Serienbrief als wiederverwendbare Vorlage

Lesezeit: < 1 Minute Damit Sie einen Serienbrief mit all seinen Bedienungsfeldern nicht jedes Mal neu erstellen müssen, empfiehlt es sich, den Serienbrief als Datei abzuspeichern, um ihn als Seriendruck in Outlook als Vorlage verwenden zu können.

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Outlook: Serienbrief als wiederverwendbare Vorlage

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Problematisch ist nur, dass Word in einem Seriendruck-Dokument immer einen Verweis auf die Datenquelle speichert. Das kann bei Outlook zu Fehlern führen. Sie vermeiden das, indem Sie den fertigen Serienbrief als normales Word-Dokument speichern. Keine Sorge, die Seriendruckfelder gehen dabei nicht verloren.
Um eine Verbindung zur Datenquelle zu entfernen, klicken Sie bei Word 2007 auf dem Multifunktionsleistenregister „Sendungen“ in der Gruppe „Seriendruck starten“. Im aufgeklappten Menü wählen Sie „Normales Word-Dokument“ an. In Word 2003 und 2002/XP klicken Sie ganz links in der Seriendruck-Symbolleiste auf „Hauptdokument-Setup“. In der anschließenden Dialogbox aktivieren Sie die Option „Normales Word-Dokument“. Dies bestätigen Sie mit „OK“.
In Word 2000 öffnen Sie den „Seriendruck-Manager“. Dann klicken Sie im Bereich „Hauptmenü“ auf „Erstellen“ und im aufklappenden Menü wählen Sie „Standard-Word-Dokument wiederherstellen“ an. Die folgende Frage beantworten Sie mit „Ja“. Danach klicken Sie im Seriendruck-Manager auf „Schließen“.
Nun speichern Sie den vorbereiteten Serienbrief wie gewohnt. Wichtig ist nur, dass Sie den Serienbrief als DOC(X)-Datei speichern (und nicht als Dokumentvorlage). In der Seriendruck-Funktion von Outlook können Sie nämlich nur normale Word-Dokumente als Basis für einen Serienbrief einsetzen.
Wenn Sie im Outlook-Kontaktordner „Extras“ und „Seriendruck“ aufrufen, brauchen Sie jetzt nur die Option „vorhandenes Dokument“ zu aktivieren und den Serienbrief per „Durchsuchen“ auszuwählen. Outlook stellt die Verbindung zwischen Datenquelle und Serienbrief automatisch wieder her.

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