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Outlook – Regeln schnell und einfach per Kontextmenü erstellen

Lesezeit: 2 Minuten Haben Sie Ihre E-Mails in Outlook im Griff? Nervt es Sie auch, Ihre E-Mails händisch in Ordner zu sortieren? Dann lohnt es sich, die Regeln in Microsoft Outlook intensiver zu nutzen. Ich zeige Ihnen wie Sie auch bei neuen E-Mail-Kontakten zu Anbietern, Lieferanten, Kunden und Firmen sich schnell von Outlook mit Regeln unterstützen lassen. Eine Lösung ist oft nur 3 Mausklicks entfernt.

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Outlook – Regeln schnell und einfach per Kontextmenü erstellen

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Microsoft Outlook und Regeln

Mit Regeln lassen sich in Microsoft Outlook viele Vorgänge automatisieren. Regeln lassen sich sehr genau und präzise über den Befehl "Regel erstellen" definieren. Im Arbeitsprozess wünschen Sie sich sicher eine Kurzversion. Und genau das ist das Ziel dieses Artikels.

Mit Ordnern im Posteingang E-Mails leichter verwalten und wiederfinden

Gewöhnen Sie sich an Ihren Posteingang mit Unterordnern besser zu strukturieren. Ich habe das am Beispiel von Lesebestätigungen im Artikel "Outlook-Lesebestätigung per Regel besser im Griff" beschrieben. Unterordner eignen sich hervorragend Mails nach Thema oder direkten Kontakten strukturiert abzulegen. Mit Ordnern finden Sie auch leichter wieder die Mails, die zum Thema passen.

Neuer Kontakt – neue Regel – bestehender Ordner

Stellen Sie sich nun folgenden Situation vor: Sie bekommen eine Mail von einem neuen oder bestehenden Kontakt und wollen alle Mails dieser Person automatisch in einen bestehenden Ordner verschieben lassen. Gleichzeitig soll Outlook das als Regel speichern.

Neue Outlook-Regel in wenigen Sekunden per Kontextmenü erstellen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das E-Mail. Wählen Sie das Untermenü Regeln in Outlook. Dort finden Sie als Erstes den Eintrag "Nachrichten von immer verschieben". Anschließend zeigt Ihnen der Dialog "Regeln und Benachrichtigungen" Ihre Ordnerstruktur. Wählen Sie den Zielordner und bestätigen mit OK.

Outlook – Regeln schnell und einfach per Kontextmenü erstellen

Neue Outlook-Regel greift ab sofort für diesen Kontakt

Es kann jetzt sein, dass Outlook einige Zeit braucht um Ihren Posteingang zu durchsuchen. Nach Abschluss des Vorgangs hat Outlook alle Mails dieser Person in den gewünschten Ordner verschoben. Schreibt Ihnen diese Person wieder, wird das E-Mail sofort in den Ordner verschoben. Sie finden diese neue Regel natürlich auch unter "Regeln verwalten".

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