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Outlook: E-Mail-Versand über Verteilerliste

Lesezeit: 2 Minuten Eine Verteilerliste ist eine sehr effiziente Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die Sie immer wieder per E-Mail anschreiben, zusammenzufassen. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen, wenn die vorhandene Verteilerliste nicht ganz den gewünschten Empfängern entspricht.

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Outlook: E-Mail-Versand über Verteilerliste

Lesezeit: 2 Minuten

Eine neue Verteilerliste erstellen Sie aus dem Posteingang heraus über DATEI->NEU->VERTEILERLISTE oder über die Tastenkombination Shift+STRG+L.

Recht einfach ist es, der Verteilerliste weitere Empfänger hinzuzufügen. Dazu müssen Sie nicht die Liste selbst bearbeiten, sondern können die E-Mail-Adressen direkt in der E-Mail anhängen. Schreiben Sie also die zusätzlichen E-Mail-Adressen, jeweils mit Semikolon abgetrennt, einfach in das Adressfeld der E-Mail hinter oder vor die Verteilerliste. Oder wählen Sie weitere Adressdaten über die Schaltfläche AN aus.

Etwas schwieriger wird es, wenn Sie einmalig einzelne Empfänger aus der Verteilerliste nicht mit anschreiben möchten. Bei Outlook 2003 ist das noch ganz komfortabel möglich. Denn in dieser Version können Sie die Verteilerliste direkt in der E-Mail "auflösen" lassen. Dazu klicken Sie auf das Pluszeichen vor der Verteilerliste. Nach dem Klick auf das Pluszeichen erscheint eine Meldung, die besagt, dass die Liste durch die Mitglieder der Liste ersetzt wird. Dies bestätigen Sie. Geben Sie gegebenenfalls auch an, dass Sie diese Meldung nicht mehr sehen möchten. Nun wird die Verteilerliste "aufgelöst". Das heißt, dass nun im Adressfeld der E-Mail nicht mehr der Name der Verteilerliste steht, sondern jeder in der Verteilerliste enthaltene Empfänger einzeln. Jetzt können Sie bequem einzelne Empfänger entfernen. Diese Löschung betrifft dann aber nur diese E-Mail. Aus der Verteilerliste selbst werden die Empfänger dabei nicht gelöscht.

In den Versionen vor Outlook 2003 ist das Entfernen leider nicht so einfach. Hier müssen Sie die Verteilerliste öffnen, bearbeiten und dann mit den Änderungen abspeichern. Öffnen Sie dazu die eingefügte Verteilerliste mit einem Doppelklick darauf in der E-Mail. Nun wird eine Dialogbox angezeigt, in der Sie die Verteilerliste bearbeiten können.

Wenn Sie in dieser Dialogbox einen Kontakt entfernt haben, ist er damit ganz aus der Liste gelöscht. Und das heißt, dass Sie ggf. gelöschte Empfänger später wieder in die Verteilerliste aufnehmen müssen.

Falls Sie mit einer Outlook-Version vor 2003 arbeiten, kann es deshalb sinnvoll sein, lieber mit mehreren weniger umfangreichen Verteilerlisten zu arbeiten, die Sie bei Bedarf kombinieren können.

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