In vielen besonders großen Unternehmen müssen die Mitarbeiter zunehmend einige administrative Vorgänge am Arbeitsplatz selber einstellen. Die Einrichtung der Stellvertreter-Regelung in Outlook gehört dazu. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten an Ihrem PC eine Stellvertretung einrichten können.
Die Einrichtung der Stellvertreter-Regelung in Outlook benötigt 2 Arbeitsschritte. Zur besseren Veranschaulichung dieses doch eher komplexen Prozesses verwenden wir die Begriffe Chef und Sekretärin. Selbstverständlich kann eine Stellvertretung auch zwischen zwei Mitarbeitern/Sekretärinnen eingerichtet werden.
Welche 2 Arbeitsschritte gibt es?
- Arbeitsschritt: Einrichtung der Stellvertretung / Sekretärin auf der Seite des Chefs
- Arbeitsschritt: Einbinden des Postfaches des Chefs auf der Seite der Sekretärin
Im Folgenden erläutern wir Ihnen diese einzelnen Arbeitsschritte, die zunächst der Chef vornehmen muss, damit er seine Sekretärin als Stellvertretung einrichten kann.
1. Arbeitsschritt: Welche Einstellungen muss der Chef vornehmen?
Der 1. Arbeitsschritt beinhaltet 2 Einstellungen: 1. Einstellung: Stellvertreter hinzufügen. Klicken Sie auf
- das Register Datei
- das Symbol Zugriffsrechte für Stellvertreter
- die Schaltfläche Hinzufügen
- Wählen Sie aus dem Adressbuch die Stellvertretung / Sekretärin aus.
Legen Sie in der dann erscheinenden Maske für
- Kalender
- Aufgaben
- Posteingang
die Berechtigung "Bearbeiter" fest.
Setzen Sie unten in der Maske einen Haken bei der Funktion "Automatische Zusammenfassung", damit Ihr/e Stellvertreter/Sekretärin per Mail informiert wird, dass sie als Stellvertretung festgelegt wurde. Legen Sie in der nun erscheinenden Maske unten noch fest, wie Sie als Chef mit Ihrer Stellvertretung/Sekretärin die Besprechungsanfragen bearbeiten wollen
Die 2. Einstellung ist die Ordnerfreigabe. Gehen Sie dafür zurück in den Mailbereich. Für Ihr Mailkonto und alle Ordner – einschließlich des Ordners "Gelöschte Objekte" + "Gesendete Objekte" legen Sie die Berechtigungen fest. Klicken Sie mit der rechten Maustaste
- auf die jeweiligen Ordner
- und dann entweder auf die Funktion Eigenschaften bzw. Ordnerberechtigungen.
- Klicken Sie für die Einstellung der Berechtigungen dann auf das Register Berechtigungen.
- Wählen Sie die Stellvertretung/Sekretärin aus dem Adressbuch aus.
- Legen Sie unten in der Maske die Lese-, Schreib- und Löschzugriffe fest oder wählen Sie alternativ die Berechtigungsstufen aus.
2. Arbeitsschritt: Welche Einstellungen muss die Sekretärin vornehmen?
Die Sekretärin muss das Postfach des Chefs einbinden. Klicken Sie auf
- das Register Datei
- das Symbol Konteneinstellungen
- die Funktion Konteneinstellung
- die Registerkarte E-Mail
- das E-Mail-Konto
- das Symbol Ändern
- unten in dem Register auf "Weitere Einstellungen"
- auf die Registerkarte "Erweitert"
- auf die Funktion "Hinzufügen"
- Geben Sie dann die Mailadresse des Chefs ein.
Ergebnis dieser beiden Arbeitsschritte?
Nachdem Sie nach dem o.g. Prinzip die Stellvertretung eingerichtet haben, dürften normalerweise keine Probleme entstehen.
Die Stellvertretung / Sekretärin kann
- Mails im Auftrag des Chefs lesen, schreiben, löschen und bearbeiten
- Kalendereinträge lesen, schreiben, löschen und bearbeiten
- Termineinladungen (als Organisator) im Auftrag des Chefs erstellen und bearbeiten
- Termineinladungen, die an ihren Chef gehen, beantworten
Fehlersuche
Wenn es nach der Stellvertreter-Einrichtung Probleme gibt und die Stellvertretung / Sekretärin die o.g. Bearbeitungen nicht vornehmen kann, dann beginnt die Fehlersuche. Wo muss man in Outlook schauen, wenn die Stellvertretung nicht funktioniert? Immer bei den festgelegten Berechtigungen vom 1. Arbeitsschritt.