Outlook 2007 – Stellvertreter-Regelung einstellen

In vielen besonders großen Unternehmen müssen die Mitarbeiter zunehmend einige administrative Vorgänge am Arbeitsplatz selber einstellen. Die Einrichtung der Stellvertreter-Regelung in Outlook gehört dazu. Wie zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten an Ihrem PC eine Stellvertretung einrichten können.

Die Einrichtung der Stellvertreter-Regelung in Outlook benötigt 2 Arbeitsschritte. Zur besseren Veranschaulichung dieses doch eher komplexen Prozesses verwende ich die Begriffe Chef und Sekretärin. Selbstverständlich kann eine Stellvertretung auch zwischen zwei Mitarbeitern/Sekretärinnen eingerichtet werden.

Welche 2 Arbeitsschritte gibt es?

1. Arbeitsschritt: Einrichtung der Stellvertretung / Sekretärin auf der Seite des Chefs

2. Arbeitsschritt: Einbinden des Postfachs des Chefs auf der Seite der Sekretärin

Im Folgenden erläutere ich Ihnen diese einzelnen Arbeitsschritte, die zunächst der Chef vornehmen muss, damit er seine Sekretärin als Stellvertretung eingerichtet hat.

1. Arbeitsschritt: Welche Einstellungen muss der Chef vornehmen?

Der 1. Arbeitsschritt beinhaltet 2 Einstellungen.

1. Einstellung: Stellvertreter hinzufügen

Klicken Sie auf

  • den Menüpunkt Extras,
  • den Untermenüpunkt Optionen,
  • das Register Stellvertretungen,
  • die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Wählen Sie aus dem Adressbuch die Stellvertretung / Sekretärin aus.

Legen Sie in der dann erscheinenden Maske für

  • Kalender,
  • Aufgaben,
  • Posteingang

die Berechtigung Bearbeiter fest.

Setzen Sie unten in der Maske einen Haken bei der Funktion "Automatische Zusammenfassung", damit Ihr/e Stellvertreter/Sekretärin per Mail informiert wird, dass sie als Stellvertretung festgelegt wurde. Legen Sie in der nun erscheinenden Maske unten noch fest, wie Sie als Chef mit Ihrer Stellvertretung/Sekretärin die Besprechungsanfragen bearbeiten wollen.

2. Einstellung: Ordnerfreigabe

Gehen Sie zurück in den Mailbereich.

Für Ihr Mailkonto und alle Ordner – einschließlich des Ordners "Gelöschte Objekte" + "Gesendete Objekte" legen Sie die Berechtigungen fest.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste

  • auf die jeweiligen Ordner.
  • Und dann entweder auf Eigenschaften/Ordnerberechtigungen.
  • Klicken Sie für die Einstellung der Berechtigungen beim jeweiligen angeklickten Ordner auf das Register Berechtigungen.
  • Wählen Sie die Stellvertretung/Sekretärin aus dem Notizbuch aus.
  • Legen Sie unten in der Maske die Lese, Schreib- und Löschzugriffe fest oder wählen Sie alternativ die Berechtigungsstufen aus.

2. Arbeitsschritt: Welche Einstellungen muss die Sekretärin vornehmen?

Klicken Sie auf

  • den Menüpunkt Extras,
  • den Untermenüpunkt Kontoeinstellung,
  • auf das Register Datendateien,
  • auf das E-Mail-Konto,
  • das Symbol Einstellungen,
  • auf die Registerkarte "Erweitert",
  • auf die Funktion "Hinzufügen".

Geben Sie dort in der erscheinenden Maske "Postfach hinzufügen" die Mailadresse des Chefs ein.

Ergebnis dieser beiden Arbeitsschritte?

Nachdem Sie nach dem o. g. Prinzip die Stellvertretung eingerichtet haben, dürften normalerweise keine Probleme entstehen.

Die Stellvertretung / Sekretärin kann

  • Mails im Auftrag des Chefs lesen, schreiben, löschen und bearbeiten,
  • Kalendereinträge lesen, schreiben, löschen und bearbeiten,
  • Termineinladungen (als Organisator) im Auftrag des Chefs erstellen und bearbeiten,
  • Termineinladungen, die an ihren Chef gehen, beantworten.

Fehlersuche

Wenn es nach der Stellvertreter-Einrichtung Probleme gibt und die Stellvertretung / Sekretärin die o. g. Bearbeitungen nicht vornehmen kann, dann beginnt die Fehlersuche.

Wo muss man in Outlook schauen, wenn die Stellvertretung nicht funktioniert?

Immer bei den festgelegten Berechtigungen vom 1. Arbeitsschritt.