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Organisation im Sekretariat: Zeigen Sie bei der Postbearbeitung, was Sie können

Lesezeit: 2 Minuten Was zunächst nicht sonderlich spektakulär erscheinen mag, entpuppt sich auf den zweiten Blick als herausfordernde Möglichkeit für Sie, Ihren Chef noch mehr zu entlasten. Wir sprechen über so etwas Alltägliches wie die Postbearbeitung – etwas, das zu Ihren täglichen Aufgaben gehört und das Sie sicherlich routiniert abwickeln. Trotzdem können Sie bei der Postbearbeitung mit den folgenden Empfehlungen Ihren Chef noch besser entlasten, als Sie es bisher eh schon tun.

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Organisation im Sekretariat: Zeigen Sie bei der Postbearbeitung, was Sie können

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Top-Organisation in der Postbearbeitung: Lesen Sie die gesamte Eingangspost
Sie lesen bereits die gesamte Post? Ehrlich? Hand aufs Herz! Manchmal ist es doch so: Je mehr man zu tun hat, desto weniger nimmt man sich die Zeit, die eingegangenen Schreiben wirklich durchzulesen. An manchen Tagen ist man einfach froh, wenn man die Postberge möglichst schnell in der Postmappe verschwinden lassen kann. Doch sicher ist Ihnen klar, dass Sie, wenn es schnell gehen muss, eine wichtige Informationsquelle vernachlässigen und die funktionierende Chefentlastung aufs Spiel setzen.
Verschaffen Sie sich bei der Postbearbeitung also immer ein guten Überblick über die gesamte Post.

Sortieren Sie aus, was Ihr Chef nicht sehen muss

Befreien Sie Ihren Boss von unnötigem Ballast. Sie kommen nicht darum herum, kurz mit ihm zu besprechen, was ihn interessiert und was nicht. Erst dann sind Sie in der Lage, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Was können Sie bei der Postbearbeitung selbst erledigen?
Sie sollten nicht nur für Ihren Chef Uninteressantes aussortieren. Packen Sie auch solche Vorgänge erst gar nicht in die Postmappe, die Sie selbst erledigen können. Das sollten Sie aber ebenfalls vorab mit ihm besprechen.
Markieren Sie Wichtiges!
Angenommen, Sie haben einen längeren Vorgang im Rahmen der Bearbeitung der Eingangspost gelesen. Warum soll Ihr Chef den gesamten Vorgang auch noch einmal lesen müssen? Markieren Sie die wesentlichen Stellen mit einem Bleistift oder legen Sie ihm eine kurze Notiz dazu, auf der er die wesentlichen Fragestellungen des Schreiben erfährt. Das erleichtert ihm die Postbearbeitung erheblich.
Bereiten Sie Antwortschreiben vor
Denken Sie im Voraus. Bei bestimmten Vorgängen ahnen Sie doch schon, was Ihr Chef darauf antworten wird. Er wird Sie über kurz oder lang bitten, ein paar Zeilen zu schreiben. Kommen Sie ihm zuvor und legen Sie ihm zu den Unterlagen das bereits vorbereitete Antwortschreiben dazu.
Wenn Sie bei der Postbearbeitung so vorgehen, werden Sie Ihr Wissen stetig vermehren, Ihre Kompetenz und Ihre Anerkennung durch andere steigern. Und ganz nebenbei wird Ihr Chef ungemein entlastet.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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