Mit der Winston-Technik lässt sich in vier Schritten Ordnung sowie eine Verbesserung der Organisation schaffen – und aufrechterhalten. Ganz wichtig: Jedes Dokument, das auf Ihren Schreibtisch kommt, und jede Mail, die Sie erhalten, sollten Sie nur einmal anfassen bzw. lesen und sofort entscheiden, was mit dem Dokument passieren soll.
Vier Möglichkeiten für eine bessere Organisation der Ablage
- Wegwerfen?
Alles, was von geringem Interesse ist oder sich im Zweifelsfall problemlos wiederbeschaffen ließe, gehört in den Müll. - Weiterleiten?
Schafft ähnlich viel Platz wie das Wegwerfen, fällt aber gerade Assistentinnen und Sekretärinnen oft schwer. Bei den Informationen, die in Ihren Aufgabenbereich fallen, sollten Sie sich einen Vermerk machen, um die tatsächliche Erledigung des Vorgangs zu überprüfen. Halten Sie auch fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. - Bearbeiten?
Gehen Sie bei Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, direkt ans Werk. Aufgaben, die Sie sofort erledigen müssen, sollten Sie nach der Drei-Minuten-Regel bearbeiten. D. h. alles was Sie in drei Minuten bearbeiten können, sollten Sie jetzt bearbeiten. Alle anderen Aufgaben werden mit einem Bearbeitungstermin versehen und zu gegebener Zeit bearbeitet. - Ablage?
Ein Dokument erfordert keine Bearbeitung, ist aber wichtig? Dann gehört es in die Ablage.
Sie arbeiten mit mindestens zwei Assistentinnen einem Vorgesetzten zu und möchten die Zusammenarbeit weiter verbessern? Bei dem Artikel Arbeit im Doppelsekretariat erhalten Sie nützliche Tipps.