Businesstipps

Organisation am Arbeitsplatz: So telefonieren Sie effizienter

Lesezeit: 2 Minuten Träumen Sie auch manchmal von einem stressfreien Tag im Büro ohne hektische Momente? Oder von einem freien Schreibtisch und leerer Korrespondenzmappe und Ablagekästen? Unerreichbar? Nein, mit ein paar Handkniffen verbessern Sie Ihre Effizienz.

2 min Lesezeit
Organisation am Arbeitsplatz: So telefonieren Sie effizienter

Organisation am Arbeitsplatz: So telefonieren Sie effizienter

Lesezeit: 2 Minuten

Telefonate sind aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Sie sind ein schnelles Kommunikationsmittel, aber auch eines der größten Zeitverschwender. Es passiert ganz leicht, dass man beim Telefonieren viel Zeit verliert. Neben unsere Tipps für eine effiziente Büroorganisation nun einige Hinweise für effiziente Telefongespräche.

Tipp 1: Auch Telefonieren will geplant sein

Es ist sinnvoll zu überprüfen, ob alle geplanten Telefonate auch wirklich notwendig sind. Manchmal ist eine E-Mail oder ein Fax sogar besser. Wirklich notwendige Telefonate sollten Sie kategorisieren und gruppieren. Zum Beispiel Rückrufe von entgangenen Anrufen, Anrufe zur Einberufung eines internen Meetings, usw.

Tipp 2: Bereiten Sie Ihre Telefonate vor

Betrachten Sie in Telefonat wie eine Konferenz. In eine Konferenz würden Sie auch nicht ohne Vorbereitung gehen. Bevor Sie ein Telefonat führen, sollten Sie von daher alle relevanten Unterlagen zum Sachverhalt parat haben und sich Stichworte machen, die Ihnen während des Gesprächs als eine Art Gedankenstütze und als Leitfaden dienen. Somit vergessen Sie nichts und Sie verzetteln sich auch nicht so leicht.

Tipp 3: Die Gesprächstechnik – kurz, aber effizient

Auch die richtige Gesprächstechnik am Telefon optimiert Ihr Zeitmanagement. Wenn Sie den gewünschten Teilnehmer erreicht haben, ist es sicherlich wichtig, eine gewisse Aufwärmphase zu gewähren, in der meistens Höflichkeitsfloskeln ausgetauscht werden. Dieser Smalltalk ist notwendig, um eine freundliche Atmosphäre zu schaffen.

Versuchen Sie jedoch, diese Phase so kurz wie möglich zu halten. Dabei sollten Sie stets höflich und freundlich bleiben und nicht vergessen, dass man ein Lächeln auch am Telefon hören kann.

Anschließend kommen Sie zu dem eigentlichen Zweck Ihres Anrufes. Formulieren Sie diesen klar und verständlich und rückversichern Sie sich, dass Ihr Gegenüber auch alles richtig verstanden hat. Das vermeidet Rückfragen und spart Zeit. Unterbrechen Sie den Redefluss Ihres Gegenübers nicht, sondern lassen Sie ihn ausreden.

Machen Sie sich unter Umständen Notizen, um anschließend in der Lage zu sein, bei dem einen oder anderen Punkt nochmals nachzuhaken. Sollte das Gespräch vom Thema abschweifen, dann kehren Sie höflich, aber bestimmt wieder zum roten Faden zurück. Wenn dann alles besprochen wurde, beenden Sie das Gespräch kurz und knapp.

Tipp 4: Am Telefon warten zu müssen ist unhöflich

Wenn Sie angerufen werden und den Hörer erst nach dem 10. Klingeln abheben, dann signalisieren Sie Ihrem Gegenüber damit, dass er Sie unter Umständen gestört hat, was die Gesprächsatmosphäre eventuell negativ beeinflussen könnte. Optimal ist es, wenn Sie den Hörer nach dem dritten Mal Klingeln abheben. Beim Weiterverbinden sollten Sie auch darauf achten, dass Sie den Anrufer nicht für alle Ewigkeit in der Warteschleife verhungern lassen.

Hebt der gewünschte Teilnehmer nach dem 5. Klingeln nicht ab, dann notieren Sie Namen und Telefonnummer des Anrufers und veranlassen Sie einen Rückruf.

Tipp 5: Telefonfreie Zeit

Um eine Aufgabe schnell und effizient erledigen zu können, ist es am besten, wenn Sie sich eine telefonfreie Zeit einräumen. Sprechen Sie mit Ihrem Chef und leiten Sie Ihr Telefon für einen gewissen Zeitraum auf eine Kollegen oder die Zentrale um.

Bildnachweis: Brian Jackson / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: