Die für die private Nutzung eines Firmen-Pkw zu zahlende Lohnsteuer wird in den meisten Fällen pauschal mit 1 % vom Bruttolistenverkaufspreis erhoben. Alternativ hierzu können Arbeitnehmer aber auch den tatsächlich für die privaten Fahrten angefallenen Aufwand, den sie durch ein Fahrtenbuch nachweisen, ansetzen.
Voraussetzung hierfür ist allerdings ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, aus dem sich der Anteil der privaten Fahrten ergibt.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss zu den beruflich veranlassten Reisen alle Angaben enthalten. Ferner muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.
Diese Angaben muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten:
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Die Fahrten müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden (BFH, Urteil v. 16.3.2006, VI R 87/04, BStBl 2006 II S. 625).
Kleine Mängel im Fahrtenbuch
Eine Buchführung kann trotz einiger formeller Mängel immer noch ordnungsgemäß sein. Gleiches gilt für ein sonst ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.
Kleinere Mängel im Fahrtenbuch führen nicht automatisch zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
Ein Fahrtenbuch ist trotz einiger Mängel immer noch als ordnungsgemäß anzusehen, wenn eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben ist (BFH, Urteil v. 10.4.2008, VI R 38/06, BStBl 2008 II S. 768).
Wann ist ein Fahrtenbuch nicht mehr ordnungsgemäß?
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt nur vor, wenn es zeitnah geführt worden ist (BFH, Urteil vom 21.4.2009, VIII R 66/06).
Die überwiegende betriebliche Kfz-Nutzung lässt sich durch formlose und zeitnahe Aufzeichnungen über einen repräsentativen, zusammenhängenden Zeitraum nachweisen. Hierbei kommt es ausdrücklich nicht darauf an, ob ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegt (FG München, Urteil v. 9.3.2009, 6 K 4619/06).
Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn zahlreiche Einzeleintragungen in einer gewissen Regelmäßigkeit Fehler und Widersprüche zu den Belegen aufweisen. Werden zum Beispiel regionale Abweichungen zwischen den im Fahrtenbuch angegebenen Zielorten und den zeitgleich ausgestellten Tankquittungen festgestellt, so wird das Finanzamt das Fahrtenbuch sicher nicht akzeptieren. Ähnliches gilt, wenn im Fahrtenbuch für mehr als ein Jahr überhaupt keine Privatfahrten eingetragen wurden (FG München, Beschluss vom 19.2.2009, 7 V 3717/08).
Elektronisches Fahrtenbuch
Da das manuelle Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs recht aufwendig ist, steht mit einem elektronischen Fahrtenbuch seit einigen Jahren eine interessante Alternative zur manuellen Aufzeichnung beziehungsweise zur Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode zur Verfügung.