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Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro

Lesezeit: 2 Minuten Sie müssen mal wieder alle Unterlagen und Dokumente des gesamten Jahres archivieren und neue Ordner oder Mappen anlegen? Bevor Sie blindlings loslegen, überprüfen Sie doch erst einmal, ob Ihnen alle Materialien vorliegen. Meine Checkliste hilft dabei und wird so ruckzuck zur Bestell- oder Einkaufsliste, sodass schnell wieder Ordnung im Büro herrscht.

2 min Lesezeit
Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro

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Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro

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Kennen Sie das? Im Laufe des Jahres sind in Ihrer Büroorganisation vielleicht einige Änderungen erfolgt, beispielsweise: Ein Nebenthema ist zu einem Hauptthema geworden. Doch bislang sind Sie noch nicht dazu gekommen, separate Ordner, Hängeregister, Dateiordner auf dem Server etc. anzulegen.

Oder Sie haben sich überlegt, ein Farbschema einzuführen, beispielsweise alle Kundenvorgänge erhalten die Farbe Grün. Dazu gab es die Idee, grüne Klarsichthüllen für zu bearbeitende Vorgänge und grüne Rückenschilder für Ordner einzuführen.

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Nutzen Sie jetzt die Zeit zum Vorbereiten des Ordnens

Die Stapel auf dem Schreibtisch und das Datenchaos auf dem Computer können einen schon mal schaffen. Nutzen Sie deshalb jetzt die Chance, vor dem Jahreswechsel alle Unterlagen und Dokumente des gesamten Jahres zu archivieren und abzuheften. Dabei führen Sie gleich die angedachten Veränderungen durch.

Damit Sie zeitnah durchstarten können, prüfen Sie am besten jetzt, ob Sie alle Ordnungsmaterialien vorrätig haben. Dann können Sie ganz entspannt noch fehlende Materialien bestellen und können mit dem Aufräumen des alten Jahres gleich loslegen. Denn oft fangen wir gar nicht erst an, weil die Ausstattung nicht stimmt.

Erster Schritt, um Ordnung zu schaffen, ist deshalb das Überprüfen, ob Sie die geeigneten Büromaterialen vorrätig haben. Ich gebe Ihnen hier meine überarbeitete Liste weiter, mit der ich jedes Jahr einen Check durchführe. Danach weiß ich, was mir fehlt und schreibe meinen ganz eigenen „Wunschzettel“ fürs Büro.

Was brauche ich? Was ist da? Was muss ich kaufen?

Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie gut Sie in Sachen Materialien auf das Ordnen Ihrer Unterlagen vorbereitet sind. Zur späteren Bearbeitung können Sie sich die Liste jetzt auch als komfortables PDF herunterladen.

Material Details brauche ich habe ich anschaffen
Ablagen
Ablagekörbe Menge? Farben? Höhe?
Ordner + Schilder Menge? Farben? Breite?
Hängeregister + Schilder Menge? Farben?
Klarsichthüllen Menge? Farben?
Prospekthüllen Menge? Farben?
Stehsammler Menge? Farben?
Büroboxen Menge? Farben? Größe?
Papierkorb
Reißwolf
Strukturieren
Register Material? Anzahl? Beschriftung?
Trennblätter Material? Anzahl? Beschriftung?
Trennstreifen Menge? Farbe?

 

Material

Details brauche ich habe ich anschaffen
Mobil sein
Klemmhefter Material? Farbe? Menge?
Fächermappen Material? Farbe? Menge?
Eckspanner Farbe? Menge?
elektronisch
Externe Festplatte Volumen? Geschwindigkeit?
USB-Stick Volumen?
Speicherplatz im Internet Bedarf klären
Boxen
Ablageboxen Größe? Farben?
Mehrzweckboxen für Kleinkram Größe? Farben? Deckel?
Ordner-Container/Archivboxen Größe? Farben?
Dies & Das
neues Fahrtenbuch
Schwenkflügler
Akkus
neues Ideenbuch

Jetzt sind Sie dran – Ordnung im Büro

Nutzen Sie die Checkliste, um sich all die Materialien zu besorgen, die Sie für Ihre Ordnung brauchen. Und dann gelten keine Ausreden mehr: schaffen Sie Ordnung, legen Sie Unterlagen ab, archivieren oder entsorgen Sie, denn Ordnung ist schließlich das halbe Leben – auch im Büro!

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: Chopard Photography / stock.adobe.com

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