Zeitmanagement hilft zu optimieren
Zeitmanagement ist deshalb so wichtig, weil es zunächst Bewusstsein für einen gezielteren Einsatz von Zeit schafft und verhindern kann, dass wir unsere Zeit zu wenig für unsere Zufriedenheit und unseren Erfolg einsetzen.
Zeit wird mit Wünschen, Zielen, Bedürfnissen und Aufgaben verbunden und so Ihr Einsatz und damit Ihr individueller Zeitverbrauch gezielt optimiert. Sie schaffen mehr in der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht und gehen bewusster mit Störfaktoren oder Zeitverbrauchsschleudern um.
Einige wichtige Tipps dazu:
- Machen Sie sich zunächst bewusst, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie heute wahrnehmen bzw. ausführen und wie viel Zeit Sie für deren Erledigung einsetzen bzw. verbrauchen!
- Schreiben Sie dabei alles auf, was Ihnen einfällt, was heute aus Ihrer Sicht zu diesen Aufgaben und Tätigkeiten, beruflich wie privat, gehört!
- Unterscheiden Sie jetzt aus allen aufgeschriebenen Themen Wichtiges von Unwichtigem, gemessen an Ihren Wünschen und Zielen! Bilden Sie dazu einfache Prioritäten mit zum Beispiel zwei Kriterien!
- Konzentrieren Sie sich anschließend konsequent auf das Wesentliche und bearbeiten Sie von heute an die für Sie daraus abzuleitenden, richtigen Aufgaben und Ziele!
- Kombinieren Sie diese planerisch mit der zur Ausführung erforderlichen Zeit!
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihre Beweggründe und Gedanken, vor allem in Ihre jetzt angedachte Vorgehensweise ein!
- Delegieren Sie Aufgaben, Erledigungszeit, Verantwortung, Budget und Kontrollmechanismus gezielt und richtig. Was Sie nicht unbedingt selbst machen müssen, wird delegiert. Nicht nur Sie können das oder haben den Wissenszugriff, wenn ja, ändern Sie das umgehend!
- Schalten Sie Zeitdiebe rigoros, so gut es geht und immer wieder, aus!
- Verplanen Sie nicht mehr als etwa 50 – 60% Ihrer Tageszeit für die wirklich wichtigen Themen. Der Rest bleibt frei für Unvorhergesehenes!
Außerdem:
- Planen Sie mit geringem Aufwand von etwa 5 – max. 10 Minuten jeden Tag.
- Werten Sie Ihre Wochen und Monate erfolgsmäßig aus und planen Sie jede Woche, jeden Monat und das kommende Jahr vor.
- Die gezielte, gedankliche Auseinandersetzung mit der Zukunft macht Sie sicherer und schützt Sie nebenbei vor vorhersehbaren Überraschungen.
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein und lassen Sie diese ruhig machen!
- Geben Sie dabei klare Ziele vor und erläutern Sie den Sinn und Nutzen dieser sowie Ihre Gedanken dazu, wie Sie sich die Bearbeitung vorgestellt haben.
Dann werden Sie engagiert daran arbeiten, dass die Ihnen zusätzlich übertragenen Aufgaben auch erledigt werden und Sie gewinnen wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Themen einsetzen können! Am Ende wird entscheidend sein, wie bewusst Sie sich immer wieder der Tatsache sind, dass auch Ihre Zeit unwiederbringlich vergeht.
Aufgaben und Sachverhalte, die besser und preiswerter von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erledigt werden können, sollten nicht Ihr Thema sein wohl aber, Mitarbeiter zu entwickeln, die kompetent genug sind, Sie zu entlasten!
Dieses Bewusstsein wird Ihnen helfen, sorgsamer und gezielter über Ihre Zeiteinsätze nachzudenken und die Erkenntnisse daraus konsequent umzusetzen.
Freundliche Grüße aus Krefeld und viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen
Theo van der Burgt
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