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Optimal organisiert: Wie Sie E-Mails einfach archivieren

Lesezeit: < 1 Minute Irgendwann stellt sich für jeden die Frage: Wohin mit den eingegangenen E-Mails, die man nicht löschen möchte? Sie können E-Mails durch verschieben archivieren, was allerdings schnell in eine aufwändige Prozedur ausartet. Schneller und komfortabler ist das automatische Archivieren der E-Mails.

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Optimal organisiert: Wie Sie E-Mails einfach archivieren

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E-Mails archivieren – so geht’s:

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  1. Sie haben den Posteingangsordner geöffnet. Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Archivieren". Der Posteingang ist markiert.
  2. In der Zeile "Elemente archivieren, die älter sind als" klicken Sie rechts auf das kleine Pfeilsymbol und wählen im Kalender das gewünschte Datum aus.
  3. Unter "Archivdatei:" erhalten Sie einen Vorschlag, wo und unter welchem Namen die Archivdatei gesichert werden soll.
  4. Über "Durchsuchen" können Sie ein anderes Verzeichnis, Laufwerk und einen anderen Namen wählen, unter dem Sie Ihre E-Mails archivieren möchten. Auf keinen Fall dürfen Sie dabei den Dateityp ".PST" ändern.

Tipp: Um die Archivdatei jederzeit identifizieren zu können, sollten Sie einen erklärenden Namen wählen. So zum Beispiel: "Arch-PE-23-07-05". "Arch" steht für "Archiv"; "PE" steht für "Posteingang" und das Datum ist das Datum der Archivierung.Sie brauchen E-Mails, die Sie bereits archiviert haben?
Archivierte E-Mails zurückholen. So geht’s:

  1. Aus dem Menü "Datei" wählen Sie das Symbol "Importieren/Exportieren".
  2. Klicken Sie auf "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien" und dann auf weiter.
  3. Wählen Sie "Persönliche Ordner-Datei (.PST)" aus und klicken Sie auf "Weiter".
  4. Über „Durchsuchen“ und per Doppelklick auf den Namen wählen Sie eine Datei aus.
  5. Klicken Sie auf "Weiter" und auf den Ordner, aus dem Sie importieren wollen.
  6. Haben Sie beim Archivieren keine Änderungen vorgenommen ist "Ordner archivieren" bereits markiert. Die weiteren Voreinstellungen können Sie übernehmen. Klicken Sie auf "Fertig stellen".

Die archivierten E-Mails werden nun in den Posteingangsordner einsortiert.

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