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Optimal durch den Tag: So verbessern Sie Ihre Arbeitsorganisation

Sicherlich haben Sie das auch schon erlebt. Mange Dinge dauern einfach länger als man es sich vorgenommen oder gewünscht hat. Dadurch kann die gesamte Tagesplanung ruiniert werden. Das frustriert und der Spaß an der Arbeit leidet. Mit diesen Tricks verbessern Sie Ihre Arbeitsorganisation und der Frust schwindet.

Optimal durch den Tag: So verbessern Sie Ihre Arbeitsorganisation

Weg mit dem Perfektionismus

Die meisten Dinge müssen nicht zu hundert Prozent erledigt werden. Wenn Sie z.B. eine Notiz zu einem Vorgang machen, dann ist es zwar wichtig, dass diese leserlich die Kernaussagen widerspiegelt, jedoch muss sie nicht unbedingt in vollen Sätzen und voll formatiert sein. Stichworte genügen. Im Büro wird nicht gewetteifert, wer die schönsten Notizen schreibt! Weniger ist mehr und so wird die Arbeitsorganisation verbessert.

Telefonieren statt schreiben

Es gibt Angelegenheiten, die nicht grundsätzlich mit einer langen E-Mail erledigt werden müssen. Ein kurzes Telefonat und eine kurze E-Mail können hier unter Umständen ausreichend sein. Eine lange E-Mail ermuntert Ihr Gegenüber zu einem ebenfalls langen Antwortschreiben. Er hat schon einige Zeit damit verbracht, Ihr Schreiben zu lesen und fühlt sich nun verpflichtet, noch mehr Zeit damit zu verbringen, Ihnen zu antworten. Diese Form von Arbeitsorganisation kann man getrost vernachlässigen.

Verkürzen Sie Ihre Telefonate

Wenn man jemanden anruft, um eine Angelegenheit zu besprechen, dann sollte man sicherlich nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen. Der Austausch von Höflichkeitsfloskeln ist durchaus angebracht, das dient der sozialen Bindung, und das wiederum wirkt sich positiv auf die Beziehung aus. Reduzieren Sie den Austausch von Freundlichkeiten, aber lassen Sie ihn nicht ganz weg.

Allerdings sollte man rasch zur Sache kommen und sein Anliegen mitteilen. Dabei ist darauf zu achten, dass der rote Faden nicht verloren geht. Nach Klärung des Sachverhaltes sollten Sie das Gespräch dann auch relativ zügig, aber höflich, beenden.

Verkürzen Sie Ihre E-Mails

E-Mails sind eine gute Sache und in der Kommunikation irgendwo zwischen dem Telefonat und dem klassischen Brief angesiedelt. E-Mails sind ein schnelles Medium. In der Umsetzung bedeutet das, dass wir mehr Aufwand mit E-Mails haben als mit Telefonaten, aber weniger als mit Briefen. Wenn Sie eine E-Mail verfassen, dann muss diese nicht den vollen Umfang eines klassischen Standardbriefes haben. Eine Kurzfassung ist ausreichend. Auch herrscht hier zeitbedingt ein eher salopper Tonfall, der sich im Laufe der Zeit eingebürgert hat und der von jedem akzeptiert wird. Machen Sie jedoch nicht den Fehler, zu salopp zu werden. Das Risiko des Mißverstehens steigt gerade bei E-Mails!

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