Kennen Sie das? Sie haben eine neue Telefonanlage erhalten und sind froh, dass Ihnen die wichtigsten Funktionen allmählich flüssig von der Hand gehen. Das umfangreiche Handbuch dazu haben Sie gleich an die Seite gelegt. "Hauptsache das, was ich nutzen will, klappt" ist Ihre Devise. In der Mittagspause fragt Ihre Kollegin, welche neuen Funktionen die Telefonanlage denn habe.
Sie fährt begeistert fort: "Ich kann mir vorstellen, dass du damit jetzt besser arbeiten kannst als mit der alten." Tja, da müssen Sie zu beiden Punkten erst einmal passen. Outen Sie sich damit als technik-feindlich/ technik-ängstlich oder stimmt es, dass man die meisten Funktionen bei neuen Geräten im Büro sowieso nicht braucht?
[adcode categories=“organisation,bueroorganisation“]
Technische Geräte im Büro: Das "neue" kann immer mehr als das "alte"
Pauschal lässt sich dies leider nicht beantworten. Tatsächlich ist es so, dass viele Nutzer und Anwenderinnen die neuen technischen Hilfsmittel nicht optimal nutzen. Handy, Telefon und Computer nutzen die meisten Büromenschen mit Routine. Doch oft ist es die Routine der "ersten Stunde". Denn ob neuere Geräte Funktionen enthalten, die zu einer Vereinfachung der eigenen Arbeitsprozesse führen könnten, wird meist nicht hinterfragt.
Neben Handy & Co. betrifft dies in hohem Maße Kopierer, Drucker, Scanner und die Digitalkamera. Diese werden oft mit den Funktionen der "Gründerjahre" bedient. Das muss nicht generell schlecht sein. Doch dass die neuen Geräte in der Regel mehr können als die Vorgängerversion, ist den meisten Büromenschen klar. Und trotzdem kommt es oft genug zu einer pauschalen "kenn-ich-nicht-brauch-ich-nicht-Haltung".
Technische Geräte: Was ich nicht kenne, brauch‘ ich nicht?
Doch es ist nicht einfach, eine Entscheidung nach "diese Funktion brauche ich" oder "brauche ich nicht" zu treffen. Dies gelingt nur, wenn man sich mit den unbekannten Funktionen und ihrer Bedeutung vertraut gemacht hat. Ob Sie beispielsweise einen "Duplexdruck" benötigen und damit womöglich Zeit sparen könnten, ist so lange ein völliges Rätsel, wie Sie nicht wissen, was ein Duplexdruck ist.
Erst dann können Sie einen möglichen Nutzen für sich und Ihre Arbeit erkennen. Das pauschale Urteil "das braucht doch kein Mensch" ist also mit Vorsicht zu genießen. Ebenso Aussagen der Kategorie "das ging bisher auch so". Denn welche Standardvorlagen von Word beispielsweise eine Arbeitserleichterung bedeuten könnten, wissen Sie erst, wenn Sie sich die Vorlagen zumindest grob angesehen haben.
4 Leitfragen, damit Sie die technischen Helfer besser kennen lernen
Verschaffen Sie sich eine Übersicht über Ihre technischen Helfer und machen Sie einen Plan. Ich empfehle Ihnen nach meinen vier Leitfragen vorzugehen:
- Welche Geräte habe ich im letzten Jahr neu erhalten?
- Bei welchen kenne ich lediglich die oberflächlichen Funktionen?
- Mit welchem Gerät beginne ich, mich tiefer einzuarbeiten?
- Wie gehe ich vor (z. B. Handbuch) und/ oder wer könnte mich unterstützen (Einführung, Demonstration)?
Jetzt sind Sie dran – technische Geräte im Büro
Seien Sie sehr ehrlich und selbstkritisch. Bestenfalls können Sie sich anschließend auf die Schulter klopfen, weil Ihr Wissen und Vorgehen aktuell ist und Sie die technischen Hilfsmittel optimal nutzen. Andernfalls wird sich nach einer Eingewöhnungsphase die Büroarbeit vielleicht etwas einfacher für Sie gestalten. Probieren Sie es aus – nur dann wissen Sie es!
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation