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Nutzen Sie diese Möglichkeiten, wenn Sie Ihr Team virtuell führen möchten

Lesezeit: 2 Minuten Im Grunde haben Sie Ihre Teams immer schon „virtuell“ geführt, da Sie nur bedingt Zeit mit den einzelnen Mitgliedern oder dem kompletten Team verbringen. Ich möchte Ihnen aber nun Möglichkeiten der virtuellen Teamführung mit einer starken räumlichen Trennung näherbringen. Räumliche Trennung kann entstehen, wenn Ihre Teammitglieder in verschiedenen Niederlassungen, in anderen Städten oder gar im Ausland oder mobil im Homeoffice arbeiten.

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So nutzen Sie das Telefon für Absprachen

Eine kleine Gruppe kann sich gut zu einem Telefon-Termin verabreden und entsprechend via Telefon-Konferenz kommunizieren. Termine lassen sich vorher online z. B. via Doodle vereinbaren. Erweitern lässt sich die ausschließlich verbale Konferenz zu einer Video-Konferenz. Via Skype oder Google-Hangout können Sie und Ihre Teammitglieder sich gegenseitig sehen und ggf. Dinge auch zeigen.

Schriftliche Kommunikation per E-Mail

Umständlicher als das Telefonat gestaltet sich der schriftliche Kontakt per E-Mail. Dieser sogenannte Just-in-time-Kanal wird nicht immer sofort genutzt und es kann zu Verzögerungen kommen. Andersherum sendet schon mal jemand nachts um eins eine Eil-Mail und schon fühlen sich die
Adressaten genötigt, möglichst binnen Minuten zu antworten. Das führt zu Stress und Unruhe im Team. Außerdem kann es zu einer übermäßigen E-Mail-Flut im Postfach kommen, wenn ständig jeder jeden in Cc. Nimmt – oder auch mal jemanden vergisst, der dann eine parallellaufende Diskussion beginnt.

Nutzen Sie besser die sozialen Medien

Unter dem Stichwort „Social Collaboration“ („gemeinsam und vernetzt zusammenarbeiten“) gibt es inzwischen diverse Plattformen, die individualisiert als eine Art „Intranet“ genutzt werden können. Dazu zählt Slack, Google Docs als Workplace oder Sharepoint von Microsoft. Gerade dieses Vorgehen ist extrem davon abhängig, dass auf E-Mails weitestgehend verzichtet wird: Wenn alle Zugriff aufs Gleiche haben, lässt sich ähnlich arbeiten wie beim persönlichen Meeting, teils auch mit ähnlichen Instrumenten (Flipchart etc.). Sie sollten hier aber ein Auge auf den Datenschutz haben, vor allem dann, wenn Sie Ihre Plattform bei US-Anbietern betreiben möchten, da diese nicht den deutschen
Datenschutzregelungen unterliegen. Nutzen Sie besser das persönliche Gespräch bei sehr geheimen Firmeninterna.

Meine Empfehlung

Nutzen Sie einen Mix aus allen vier Formen der Kommunikation. Versuchen Sie anhand eines persönlichen Kick-off herauszufinden, welche Form für Ihr Team am einfachsten ist. Themen, die keinen Zeitdruck haben, lassen sich auch per E-Mail besprechen, das persönliche Telefonat eignet sich, wenn Sachverhalte schneller erklärt als beschrieben sind. Haben Sie gemeinsame Unterlagen, auf die jeder zugreifen muss, nutzen Sie besser „Social Collaboration“. Verzichten Sie aber auf keinen Fall komplett auf die persönliche Begegnung mit Ihrem Team. Mindestens einmal im Jahr ist es sinnvoll sich auch von Angesicht zu Angesicht entgegenzustehen.

Bildnachweis: fizkes / stock.adobe.com

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