Nicht nur Außendienstmitarbeiter kennen das: Für einen Kunden müssen aus einer bestehenden Präsentation nur die passenden Folien herausgesucht und gezeigt werden. Oft wird der so reduzierte Foliensatz als separate Datei abgelegt.
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Nach kurzer Zeit tummelt sich eine Vielzahl ähnlicher Präsentationen auf Ihrer Festplatte und es fällt schwer, den Überblick zu behalten.
Ganz einfach, doch kaum bekannt:
- Mit der Funktion Zielgruppenorientierte Präsentation verwalten Sie in ein und derselben Präsentation mehrere Teilpräsentationen.
- Jede der Teilpräsentationen ist genau auf eine bestimmte Zuschauergruppe abgestimmt.
- Die Folien für jede dieser Gruppen stellen Sie ganz einfach per Mausklick zusammen.
- Der Clou: Dabei können Sie sogar die ursprüngliche Abfolge der Folien je nach Bedarf ändern.
- Zum Zeitpunkt der Vorführung rufen Sie dann den perfekt vorbereiteten Foliensatz punktgenau auf.
- Auch beim Drucken stehen dann genau die richtigen Folien zur Auswahl.
Schnell erledigt: So legen Sie Ihre erste zielgruppenorientierte Präsentation an
Sie wählen aus dem Bestand aller Folien einer Präsentation die aus, die zu einem bestimmten Thema gehören oder die ein bestimmter Personenkreis sehen soll, und vergeben für diesen Foliensatz einen aussagekräftigen Namen. So geht’s:
- Öffnen Sie die Präsentation, von der Sie nur eine bestimmte Auswahl von Folien zeigen wollen.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Bildschirmpräsentation.
- Wählen Sie dort Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation -> Zielgruppenorientierte Präsentationen.
- Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf die Schaltfläche Neu, um eine erste Teilpräsentation zu erstellen.
- Tragen Sie im folgenden Dialog in das Eingabefeld oben einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. den Namen des Kunden, sowie das Datum der Vorführung.
- Markieren Sie in der linken Liste die Folien, die zu der zielgruppenorientierten Präsentation gehören sollen.
- Klicken Sie in der Mitte auf Hinzufügen.
- Verändern Sie bei Bedarf die Abfolge der Folien für die ausgewählte Zielgruppe per Klick auf die zwei Pfeile.
Wenn’s drauf ankommt: So führen Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation vor
- Wechseln Sie zum Register Bildschirmpräsentation.
- Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und dann auf die jeweilige Teilpräsentation.
Profi-Tipp: So klappt Ihr Tastenkürzel wieder
Sie starten die Vorführung normalerweise mit F5, doch bei Zielgruppenpräsentationen klappt das nicht mehr? Kein Problem: Über Bildschirmpräsentation einrichten stellen Sie im folgenden Dialogfeld rechts oben die gewünschte zielgruppenorientierte Präsentation ein.
Bildnachweis: wellphoto / Adobe Stock
