Notfallplan für Ihre EDV bei Systemausfall

Wenn die EDV wegen Stromausfall wegfällt, merkt man erst, wie abhängig unsere Büroarbeit mittlerweile von der Technik ist. Der Ausfall, selbst wenn es nur eine halbe Stunde ist, kippt in der Regel die gesamte Tagesplanung. Wenn dann noch die Datensicherung fehlt oder das System sogar wegen Beschädigung neu aufgesetzt werden muss, kommen viele kleine und mittlere Unternehmen ins rotieren - und das "nur" wegen einem Systemausfall.

Kennen Sie das? Sie sind mitten in einem Anschreiben, da macht es "peng" und Ihr Bildschirm wird dunkel. Telefon, PC, Deckenleuchte – alles hat sich durch einen Stromausfall verabschiedet. Nach dem ersten Schreck folgt gleich der zweite: Fieberhaft überlegen Sie, wann Sie eigentlich das letzte Mal eine Datensicherung durchgeführt haben. Per Handy rufen Sie einen Freund an, der Sie in EDV-Angelegenheiten berät. Auch das beruhigt sie nicht gerade, denn dessen erster Kommentar lautet: "Hoffentlich funktioniert hinterher noch alles…".

Schreckensbild EDV und ein Systemausfall
Ein Ausfall der IT-Systeme wird für Freiberufler, kleine Handwerksbetriebe und Unternehmen schnell zur Überlebensfrage. Anfragen, Bestellungen und Aufträge können nicht abgewickelt werden, Projekte nicht fortgeführt werden. Da ist gut dran, wer für vorbeugende Sicherheitskonzepte und ein Notfallmanagement gesorgt hat.

Der neue Ratgeber "10 Praxistipps – Was tun bei Systemausfall?" gibt praxisnahe Tipps, um sich vor dem Ausfall der IT-Systeme zu schützen und im Falle eines Falles einen schnellen Wiederanlauf zu garantieren. Herausgeber der Broschüre ist das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr, eine Mittelstandsinitiative des BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft). Die kompakte Broschüre können Sie als PDF-Dokument downloaden. Hier sind die wesentlichen Informationen in der Übersicht:

1. Schutzmaßnahmen für die EDV

  • Schutz vor Datenverlust durch Datensicherung und Back-ups, die im Fall der Fälle genutzt werden können. Überprüfen Sie zudem regelmäßig, ob sich die Daten wirklich zurücksichern lassen.
  • Schutz bei Stromausfall z. B. bei Überlastung der Stromnetze oder durch Beschädigungen bei Bauarbeiten. Es gibt eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), die vor die IT-Systeme geschaltet werden kann.
  • Schutz vor Viren und weiterer Schadsoftware, die oft ganze Netze lahmlegen oder durch einzelne Rechner immer wieder zur Neuinfektion des Systems führen. Empfehlenswert sind hier automatische Updates für Betriebssysteme, Anwendungssoftware und Sicherheitssoftware.

2. Schnell wieder arbeitsfähig sein nach dem Systemausfall
Erstellen Sie einen Notfallplan, der in ausgedruckter Form vorliegt. Hierin enthalten sind alle Angaben und Informationen, die zur Wiederinbetriebnahme des Systems notwendig sind. Dabei sollte konkret beschrieben sein, welche Anwendungen in welcher Reihenfolge hochgefahren werden sollten. Installationsanleitungen aller Hard- und Software sollte gesichert sein und/oder in Papierform vorliegen.

Und denken Sie daran, alle Zugangscodes, Kundennummern, Lizenzschlüssel und Passwörter im Zugriff zu haben. Auch hier wieder: Wenn elektronisch, dann extern gesichert und/oder als Papierunterlage. Ebenfalls ein sehr praktischer Tipp der Herausgeber: „"Richten Sie eine Standby-Lösung ein (z. B. Notebook), auf der alle wichtigen Daten verfügbar sind, die Sie für Ihr Tagesgeschäft benötigen, wie z. B. E-Mail-Kontakte, Adressen und Finanzdaten. Eine Mobilfunkverbindung ermöglicht Ihnen einen unabhängigen Zugriff aufs Internet".

3. Wieder betriebsbereit mit der EDV
Nach dem Systemausfall ist vor dem Systemausfall. Also schnell den ursprünglichen Zustand des EDV-Systems wieder herstellen. Bei Neuinstallation die ursprüngliche Software laden und gleich im Internet die Updates herunter laden. Dies hat Vorrang vor dem Tagesgeschäft. Dabei sollten auch gleich die richtigen Nutzer- oder Geräteeinstellungen vorgenommen werden, beispielsweise Drucker im Netz freigeben.

Jetzt sind Sie dran – Notfallplan für Ihre EDV
Hand aufs Herz: Gibt es einen Notfallplan, wenn ein Systemausfall eingetreten ist? Sind Sie gerüstet mit Backups und Hochfahr-Routinen? Wenn nicht, dann wissen Sie jetzt, an welchen Punkten Sie Verbesserungen vornehmen können.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation