Nie mehr überquellende Ablagen: Mit diesen 7 Methoden haben Sie alles im Griff

Stetig anschwellende und überquellende Ordner und Mappen sind ein Dauerproblem an vielen Büroarbeitsplätzen. Ihre Ablage bekommen Sie aber in den Griff, wenn Sie die folgenden sieben Methoden konsequent anwenden.

Arbeiten Sie konsequent mit einem Wegwerfdatum:
Kennzeichnen Sie Mappen oder Ordner, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ihren Nutzen verlieren. Zum Beispiel: zeitraumbezogene Planungen und Kalkulationen sind "Altpapier 31. 12. 01" oder "Archiv 31.12.01". Zusätzlich können Sie eine entsprechende Notiz in die Wiedervorlage geben.

Organisieren Sie einen Tauschhandel:
Für jede neue Information, die in die Mappe hineinkommt, werfen Sie eine ältere heraus.

Nutzen Sie die 3er-Regel:
Jedesmal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Informationsordner etwas suchen, werfen Sie drei darin enthaltene Informationen weg. Arbeiten Sie mit der Wartetaktik:
Erst wenn nichts mehr ins pralle Ablagebehältnis hineingeht, schreiten Sie zur Tat; dann aber unverzüglich. Ihr Ziel: minus 50 Prozent.

Mit der Zwischendurch-Strategie Platz schaffen:
Wann immer Ihr Termin- und Aufgabenkalender für den Folgetag nicht zu voll ist, legen Sie sich abends 1 bis 3 Mappen/Ordner auf den Schreibtisch. Am nächsten Tag schauen Sie diese "nebenbei" durch, zum Beispiel beim Pausenkaffee, bei Wartezeiten oder ähnlichem.

Im Notfall hilft der Komposthaufen:
Wenn Sie Informationsordner längere Zeit nicht angeschaut haben, können Sie davon ausgehen, dass Sie die darin enthaltenen Informationen nicht mehr brauchen. Wenn Sie aber deren Platz brauchen: Ordner oder besser deren Inhalt einfach unbesehen wegwerfen. Sie werden die Informationen nie vermissen.

Halten Sie Ihre Ablage in einem guten Zustand:
Wenn Sie einen Ordner oder eine Mappe schon mal zur Hand haben, führen Sie Reparaturen (Risse, defekte Reiter) gleich mit aus. Auch Neubeschriftungen oder Farbmarkierungen können Sie bei dieser Gelegenheit gleich mit vornehmen. So bleibt die Ablage immer in einem guten Zustand.

Praxistipp:
Zu einer ordentlichen Ablage gehört auch eine übersichtliche Pinnwand.

Diese Informationen gehören nicht an die Pinnwand:

  • Erinnerungen an Termine aller Art gehören ausnahmslos in Ihren Terminkalender oder die Wiedervorlage.
  • Offene Rechnungen gehören in eine spezielle Mappe oder einen eigenen Ordner. Gegebenenfalls Wiedervorlage, wenn Sie die Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt bezahlen möchten.
  • Aufgabenlisten gehören in Ihr Zeitplanbuch. Wenn Sie nur mit einem Terminkalender arbeiten: Eigene Mappe für die Aufgabenlisten anlegen.
  • Visitenkarten und Adressen sind sofort in die Rollkartei, das Zeitplanbuch, das Adressbuch oder Ihre Datenbank zu übernehmen. Nehmen Sie sich an einem Tag pro Woche 10 Minuten Zeit, um diese Infos auszuwerten und zu aktualisieren.
  • Warenbestellungen, Rückrufe und Erinnerungen aller Art am besten sofort im Zeitplanbuch terminieren.

Sehr nützlich dagegen ist eine Pinnwand für folgende Informationen:

  • Taxiruf
  • Pizzabringdienste, Essensplan
  • projektbezogene Zeitplanübersichten
  • Fahrpläne
  • Aktenplan
  • nicht vertrauliche Statistiken