Es gibt die verschiedensten Methoden und Hilfsmittel für eine optimale Zeitplanung. Welche Methode oder welches Tool für Sie am besten geeignet ist, müssen Sie herausfinden. Ob Sie lieber mit elektronischen Hilfsmitteln arbeiten oder eher auf die traditionelle manuelle Methode vertrauen ist Ihnen überlassen. Beachten Sie dabei, dass die Handhabung des Tools oder die Verwendung einer bestimmten Methode nicht mehr Zeit in Anspruch nimmt als nötig.
Warum Hilfsmittel?
Instrumente des Zeitmanagements sollen uns dabei helfen, einen freien Kopf zu bekommen. Zu erledigende Aufgaben und anstehende Termine im Kopf zu behalten kann sehr schnell überfordern und in Reizüberflutung ausarten. Die Aufnahme- und Merkfähigkeit unseres Gehirns ist begrenzt. Damit Dinge nicht vergessen werden ist es sinnvoll, diese niederzuschreiben.
Instrumente des Zeitmanagements
- Kalender und Notizblock – Die wohl traditionellste Methode des persönlichen Zeitmanagements. Termine werden in den Kalender und anstehende Aufgaben in einen Notizblock eingetragen.
- Zeitplaner – Eine erweiterte und detailliertere Form des Kalenders, mit Hilfe dessen man auch komplette Projektplanungen durchführen kann. Ein Zeitplaner enthält verschiedenen Strukturen, Kategorien und Eintragungsmöglichkeiten.
- Superbuch – Eine gute Methode des Selbstmanagements und der Selbstorganisation. In ein Superbuch kann prinzipiell alles eingetragen werden; Notizen während eines Telefonats, eingehende Termine, spontane Ideen, die einem plötzlich in den Kopf kommen, neue Aufgaben, die sich aus einem bestehenden Projekt ergeben, das man gerade bearbeitet, und so weiter.
Vorteile von manuellen Tools:
- Relativ niedriger Anschaffungspreis
- sie sind übersichtlich
- sie sind schnell zur Hand, man kann sich schnell Notizen machen
- man kann sie mitnehmen, sie sind stets griffbereit
- sie unterstützen Denkprozesse und fördern die Kreativität (wie z.B. beim Superbuch)
Nachteile von manuellen Tools:
- Die Pflege ist zeitaufwändiger und teilweise auch umständlich (z.B. ausradieren von Terminen und Notizen)
- Regelmäßig wiederkehrende Termine müssen alle einzeln eingetragen werden
- Bei Terminabstimmungen muss man oft hin- und herblättern
- Man wird nicht automatisch erinnert und ist darauf angewiesen, seine Projekte und Termine ständig nachzuschauen, was einiges an Selbstdisziplin erfordert.
Elektronische Tools
Smartphone – Dieses "Minibüro" ist mehr als nur ein Handy, es hat viele Funktionen in Form von Apps und enthält auch Kalender mit Aufgabenfunktion, Adresskartei und anderen Organisationstools.
- Tablet – Diese Zwischenlösung von Handy und Laptop arbeitet wie das Handy mit Apps, besitzt aber zusätzlich Software, die von Laptops benutzt wird, was Ihre Organisations- und Zeitmanagementmöglichkeiten erweitert.
- Laptop – Mit dem Laptop sind Ihrem persönlichen Zeitmanagement keinerlei Grenzen mehr gesetzt. Sie können alles elektronisch organisieren, zum Beispiel mit einer Zeitplansoftware, und das Laptop überall hin mitnehmen.
Vorteile von elektronischen Tools:
- Die Pflege ist weniger zeitaufwändig und sehr einfach
- Termine können leicht eingesehen werden und man hat stets eine Übersicht
- Elektronische Tools haben im allgemeinen sehr vorteilhafte Such- und Sortierfunktionen
- Man kann eine Erinnerung einstellen und wird dann automatisch an einen Termin erinnert.
Nachteile von elektronischen Tools:
- Teuer in der Anschaffung
- Wenn es um spontane Aufzeichnungen geht eher ungeeignet
- Müssen öfter aufgeladen werden