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Neuer Mitarbeiter eingestellt: Diese Unterlagen brauchen Sie

Lesezeit: 2 Minuten Sind Sie auch Ihre eigene Personalabteilung? Und haben Sie sich auch schon einmal gefragt, welche Unterlagen Sie sich von einem neuen Mitarbeiter vorlegen lassen müssen? Denn alleine mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag ist es noch nicht getan. Welche Unterlagen Sie sich von einem neuen Mitarbeiter geben lassen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

2 min Lesezeit
Neuer Mitarbeiter eingestellt: Diese Unterlagen brauchen Sie

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Welche Unterlagen Sie sich von einem neuen Mitarbeiter aushändigen lassen sollten, ist unter anderem abhängig vom Arbeitsvertrag und der Branche.

Diese Unterlagen brauchen Sie in jedem Fall

Es gibt einige Unterlagen, die Sie in jedem Fall benötigen. Dazu gehören:

Arbeitsvertrag

Aufgrund des Nachweisgesetzes sind Sie verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Aufstellung der wichtigsten Arbeitsbedingungen in schriftlicher Form auszuhändigen. Am einfachsten erledigen Sie dies, indem Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag schließen.

Lohnsteuerkarte

Zurzeit benötigen Sie noch die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. eine Ersatzbescheinigung; Ausnahme: pauschal besteuerte Arbeitnehmer wie zum Beispiel Minijobber.

Urlaubsbescheinigung

Hat ihr Mitarbeiter im Einstellungsjahr bereits Urlaub von einem früheren Arbeitgeber erhalten, so können Sie den erhaltenen Urlaub auf den Anspruch bei Ihnen anrechnen. Der frühere Arbeitgeber ist verpflichtet, über den bereits von ihm gewährten Urlaub eine Bescheinigung auszustellen, die Sie zur Personalakte nehmen.

Sozialversicherungsausweis

Neu eingestellte Mitarbeiter müssen Ihnen den Sozialversicherungsausweis vorlegen. Nehmen Sie eine Kopie davon zu den Personalunterlagen.

Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

Damit Sie den Mitarbeiter bei der richtigen Krankenkasse anmelden können, verlangen Sie von ihm, Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse vorzulegen.

Arbeitserlaubnis

Wenn der neu eingestellte Mitarbeiter aus einem Nicht-EU-Staat stammt, ist ein Aufenthaltstitel erforderlich, der auch zur Arbeitsaufnahme berechtigt.

Abhängig von der Branche brauchen Sie auch folgende Unterlagen

Außerdem gibt es je nach Branche und Einsatzgebiet weitere Bescheinigungen und Unterlagen, die Sie verlangen sollten:

Mini-Jobber: Erklärung über Mehrfachbeschäftigungen

Sie müssen wissen, ob Ihre kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter oder Minijobber noch anderen Tätigkeiten nachgehen. Denn dies kann erhebliche Auswirkungen auf den sozialversicherungsrechtlichen Status haben. Verlangen Sie daher eine Erklärung über Mehrfachbeschäftigungen, sofern diese nicht bereits im Arbeitsvertrag enthalten ist.

Führerschein

Wenn Ihr Mitarbeiter Firmenfahrzeuge führen soll, nehmen Sie eine Kopie des Führerscheins zu den Personalunterlagen. Verpflichten Sie außerdem Ihren Mitarbeiter, Sie sofort zu informieren, wenn der Führerschein eingezogen oder die Fahrerlaubnis entzogen wird.

Relevante Schulungsbescheinigungen

In einigen Branchen sind besondere Schulungen vorgeschrieben. So müssen zum Beispiel Mitarbeiter im Lebensmittelhandwerk in Fragen der Lebensmittelhygiene geschult sein. Lassen Sie sich die entsprechenden Bescheinigungen vorlegen und nehmen Sie diese zur Personalakte, wenn der Mitarbeiter diese Bescheinigungen hat. Andernfalls organisieren Sie eine entsprechende Weiterbildung.

Bescheinigungen zur Arbeitssicherheit

Bei Tätigkeiten mit Gefährdungspotenzial sind unter Umständen besondere Kenntnisse nachzuweisen. Dieses ist stark branchenbezogen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Branchenverband, der IHK oder Handwerkskammer. Die Bescheinigungen nehmen Sie dann auch zur Personalakte.

Gesundheitszeugnis

Je nach Branche ist ein Gesundheitszeugnis erforderlich. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, nehmen Sie auch dies zu Personalakte.

Bildnachweis: Drobot Dean / stock.adobe.com

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