Welche Unterlagen Sie sich von einem neuen Mitarbeiter aushändigen lassen sollten, ist unter anderem abhängig vom Arbeitsvertrag und der Branche.
Diese Unterlagen brauchen Sie in jedem Fall
Es gibt einige Unterlagen, die Sie in jedem Fall benötigen. Dazu gehören:
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Arbeitsvertrag |
Aufgrund des Nachweisgesetzes sind Sie verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Aufstellung der wichtigsten Arbeitsbedingungen in schriftlicher Form auszuhändigen. Am einfachsten erledigen Sie dies, indem Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag schließen. |
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Lohnsteuerkarte |
Zurzeit benötigen Sie noch die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. eine Ersatzbescheinigung; Ausnahme: pauschal besteuerte Arbeitnehmer wie zum Beispiel Minijobber. |
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Urlaubsbescheinigung |
Hat ihr Mitarbeiter im Einstellungsjahr bereits Urlaub von einem früheren Arbeitgeber erhalten, so können Sie den erhaltenen Urlaub auf den Anspruch bei Ihnen anrechnen. Der frühere Arbeitgeber ist verpflichtet, über den bereits von ihm gewährten Urlaub eine Bescheinigung auszustellen, die Sie zur Personalakte nehmen. |
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Sozialversicherungsausweis |
Neu eingestellte Mitarbeiter müssen Ihnen den Sozialversicherungsausweis vorlegen. Nehmen Sie eine Kopie davon zu den Personalunterlagen. |
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Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse |
Damit Sie den Mitarbeiter bei der richtigen Krankenkasse anmelden können, verlangen Sie von ihm, Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse vorzulegen. |
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Arbeitserlaubnis |
Wenn der neu eingestellte Mitarbeiter aus einem Nicht-EU-Staat stammt, ist ein Aufenthaltstitel erforderlich, der auch zur Arbeitsaufnahme berechtigt. |
Abhängig von der Branche brauchen Sie auch folgende Unterlagen
Außerdem gibt es je nach Branche und Einsatzgebiet weitere Bescheinigungen und Unterlagen, die Sie verlangen sollten:
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Mini-Jobber: Erklärung über Mehrfachbeschäftigungen |
Sie müssen wissen, ob Ihre kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter oder Minijobber noch anderen Tätigkeiten nachgehen. Denn dies kann erhebliche Auswirkungen auf den sozialversicherungsrechtlichen Status haben. Verlangen Sie daher eine Erklärung über Mehrfachbeschäftigungen, sofern diese nicht bereits im Arbeitsvertrag enthalten ist. |
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Führerschein |
Wenn Ihr Mitarbeiter Firmenfahrzeuge führen soll, nehmen Sie eine Kopie des Führerscheins zu den Personalunterlagen. Verpflichten Sie außerdem Ihren Mitarbeiter, Sie sofort zu informieren, wenn der Führerschein eingezogen oder die Fahrerlaubnis entzogen wird. |
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Relevante Schulungsbescheinigungen |
In einigen Branchen sind besondere Schulungen vorgeschrieben. So müssen zum Beispiel Mitarbeiter im Lebensmittelhandwerk in Fragen der Lebensmittelhygiene geschult sein. Lassen Sie sich die entsprechenden Bescheinigungen vorlegen und nehmen Sie diese zur Personalakte, wenn der Mitarbeiter diese Bescheinigungen hat. Andernfalls organisieren Sie eine entsprechende Weiterbildung. |
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Bescheinigungen zur Arbeitssicherheit |
Bei Tätigkeiten mit Gefährdungspotenzial sind unter Umständen besondere Kenntnisse nachzuweisen. Dieses ist stark branchenbezogen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Branchenverband, der IHK oder Handwerkskammer. Die Bescheinigungen nehmen Sie dann auch zur Personalakte. |
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Gesundheitszeugnis |
Je nach Branche ist ein Gesundheitszeugnis erforderlich. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, nehmen Sie auch dies zu Personalakte. |
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