1. Tipp für eine bessere Arbeitsorganisation: Sofort ist besser als später
Warum geraten Sie in Hektik? Weil Sie die Kontrolle verlieren. Die Menge der Aufgaben nimmt zu und Sie haben keine Ahnung, wie Sie das alles bewältigen sollen.
Lösung: Erledigen Sie alle Aufgaben, die nicht länger als fünf Minuten benötigen sofort. Das trifft auf E-Mails genauso zu, wie auf Briefe oder einen Rückruf. Vorteil: Sie kommen schnell zu Erfolgserlebnissen, fühlen sich gut und gehen motivierter in den Tag.
2. Tipp für eine bessere Arbeitsorganisation: Arbeiten Sie in Blöcken
Kleinvieh macht auch Mist. Oder auf den Büroalltag bezogen: Mini-Aufgaben kosten viel Zeit. Hier ein paar Zahlen prüfen, dort ein Telefonat oder noch schnell eine Mail geschrieben und schon ist eine dreiviertel Stunde wie im Fluge vergangen. Und dann wundern Sie sich, dass Ihr Tagesplan völlig aus dem Ruder gerät.
Lösung: Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und erledigen Sie diese in einem Rutsch. Beispiel: Reservieren Sie sich morgens eine halbe Stunde für Ihre Mails. Danach wird der Alarm ausgeschaltet. Sie springen mit Ihrer Aufmerksamkeit nicht mehr hin und her, sondern konzentrieren sich voll auf die vor Ihnen liegenden Arbeiten.
3. Tipp für eine bessere Arbeitsorganisation: Verschieben Sie die Aufschieberitis
Vermeintlich kleine Aufgaben haben die unangenehme Eigenschaft, oft zu (zeitlichen) Problemen zu führen, wenn Sie sie nicht rechtzeitig angehen. Und der Aufwand erhöht sich, je länger Sie warten.
Lösung: Packen Sie die nervigen Aufgaben sofort an. Ein erster kleiner Schritt reicht. Sie können nichts mehr vergessen und fühlen sich im Nachhinein wohler, weil die Aufgabe vom Tisch ist. Sie haben den Kopf wieder frei. Auch deshalb, weil alles Erledigte sofort abgelegt werden kann – Ihr Schreibtisch freut sich, Ihre Mailbox wird übersichtlicher.