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Neue Mitarbeiter einarbeiten – Checkliste für effiziente Einarbeitungspläne

Lesezeit: 2 Minuten Neue Mitarbeiter zu rekrutieren kostet viel Zeit und Geld. Doch selbst wenn den passenden Kandidaten gefunden hat, hört der Prozess dadurch noch nicht auf. Bevor der Mitarbeiter komplett einsatzbereit ist, muss er zunächst einmal eingearbeitet werden, und zwar gründlich.

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Neue Mitarbeiter einarbeiten – Checkliste für effiziente Einarbeitungspläne

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Als Vorgesetzter sollten Sie sich dafür Zeit nehmen, denn immerhin möchten Sie, dass Ihr neuer Mitarbeiter seien Aufgabenbereich bestmöglich beherrscht. Die Einarbeitung ist auch nicht auf Ihre Abteilung beschränkt und bedarf von daher einiger Organisation und Abstimmung. Ein guter Einarbeitungsplan hilft Ihnen dabei, Ihren Mitarbeiter so schnell und reibungslos wie möglich zu integrieren.

Im Vorfeld des Einführungsgespräches müssen diverse Dinge organisiert werden. So sollten Sie:

  1. Den Vertrag des Mitarbeiters erstellen lassen und sicherstellen, dass dieser auch rechtzeitig ankommt. Im Anschreiben sollten Sie den neuen Mitarbeiter auch mitteilen, wie er am besten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu seinem neuen Arbeitsplatz gelangen kann beziehungsweise welche Parkmöglichkeiten es im Unternehmen gibt und wann er sich  bei wem am ersten Tag melden sollte.
  2. Von der Personalabteilung eine Personalnummer geben lassen und Zeitmesser sowie eventuell Schlüssel beantragen.
  3. Von der IT-Abteilung einen Account für den neuen Mitarbeiter einrichten lassen.
  4. Den Arbeitsplatz einrichten lassen. Wo soll der neue Mitarbeiter seinen Schreibtisch haben? Sorgen Sie dafür, dass der Telefonanschluss vorhanden ist und ein Minimum an  Arbeitsgeräten und Schreibtischutensilien (Computer, Schreibmaterial, Ablagekästen, Taschenrechner, Locher, usw.) zu Verfügung steht.
  5. Eine Mappe mit der wichtigsten Firmendokumentation erstellen lassen, wobei diese neben organisatorischen Inhalten zum wie Beispiel Zahlen und Fakten, Firmenaufbau und -struktur, Organigramm, Ansprechpartner, Produkte, usw. auch sozialleistungsbezogene Informationen wie Betriebsrente, Betriebskrankenkasse, vermögenswirksame Leistungen,
    eigene Kantine, außerbetriebliche Einrichtungen usw. enthalten sollte.
  6. Eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen.
  7. Mit anderen Abteilungen Einarbeitungsterme vereinbaren, die möglichst fließend ineinander übergreifen sollten.

Step 1 – Willkommen und Vorstellung der Firma

Heißen Sie Ihren neuen Mitarbeiter willkommen. Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter kurz vor Firmenantritt Geburtstag hatte, damit Sie ihm gratulieren können. Am ersten Tag sollten Sie mit Ihrem neuen Mitarbeiter in die Details des Unternehmens gehen und ihm neben Firmenhistorie auch Firmenphilosophie, Marktposition, Unternehmensziele und Verhaltenskodexe vermitteln.

Step 2 – Die Kollegen vorstellen

Anschließend muss der neue Mitarbeiter dem Rest der Firma vorgestellt werden. Auch dies sollten sie persönlich übernehmen, wobei Sie Ihrem Mitarbeiter die Kollegen namentlich und mit kurzer Aufgabenbeschreibung vorstellen. Geben Sie den bestehenden Mitarbeitern auch einen kurzen Abriss über den neuen Kollegen. Sie müssen hier nicht ins Detail gehen, für beide wird es zukünftig genug Gelegenheiten geben, sich näher kennen zu lernen.

Step 3 – Aufgabenbereich definieren

Je besser die Arbeitsplatzbeschreibung, desto effizienter und selbstständiger wird Ihr neuer Mitarbeiter sein. Setzen Sie sich mit dem Ihrem neuen Mitarbeiter zusammen, übergeben Sie ihm seine Arbeitsplatzbeschreibung und erklären Sie ihm seinen Aufgabenbereich nochmals mündlich. Der neue Kollege hat dann die Möglichkeit, erste Fragen mit Ihnen zu klären.

Step 4 – Unternehmensrichtlinien und Verhaltenskodexe besprechen

Oftmals sind diese Unterlagen schon in schriftlicher Form vorhanden. Eine entsprechende Mappe sollten Sie schon im Vorfeld für den Mitarbeiter vorbereitet haben. Gehen Sie die einzelnen Richtlinien jedoch persönlich mit dem Mitarbeiter durch und bieten Sie ihm so die Möglichkeit Fragen zu stellen.

Step 5 – Kurzeinarbeitung in den einzelnen Abteilungen

Für jede Abteilung des Unternehmens sollte eine kurze Zeitspanne von 30 – 60 Minuten vorgesehen werden, in der dem neuen Mitarbeiter die Abteilung, deren Team, Hauptfunktion und Arbeitsweise näher gebracht wird.

Step 6 – Integration in das Abteilungsteam

Nach Abschluss der allgemeinen Einarbeitungsphase folgt dann die detaillierte Einarbeitung in den Arbeitsbereich sowie das Team. Dem neuen Mitarbeiter sollte dabei die Möglichkeit gegeben werden, dem bestehenden Kollegen für einen gewissen Zeitraum "über die Schulter" zu schauen.

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