Nein zu Kollegen, die gerne Arbeit verteilen
Ein bewährtes Mittel gegen Arbeitsüberlastung ist ein freundliches, aber bestimmtes Nein. Kennen Sie solche einschmeichelnden Sätze wie: "Könnten Sie mir mal kurz unter die Arme greifen, Sie können das doch so gut!" oder "Ohne Ihre Hilfe wäre ich glatt aufgeschmissen!"
Alles Beispiele für eine sehr geschickt vorgetragene Mischung aus Hilflosigkeit, Mitleid erwecken wollen und Verantwortung abgeben. So wird Ihre Gutmütigkeit ausgenutzt, anderen auch mal helfend zur Seite zu stehen.
Geben Sie deshalb nicht sofort nach. Erkundigen Sie sich gezielt nach dem genauen Problem und überlegen Sie gemeinsam, welche Lösungsmöglichkeiten in Betracht kommen. Stellt sich heraus, dass es derjenige tatsächlich nicht allein schafft, helfen Sie ihm. Machen Sie aber klar, dass Ihre Hilfe auf Ausnahmefälle begrenzt ist.
Nein zur Übergenauigkeit
Produktivität erwächst aus einem vernünftigen Verhältnis von Aufwand und Nutzen. Das wird leider ziemlich häufig vergessen, insbesondere dann, wenn die Meinung besteht, mehr Energie- und Zeitaufwand bringen automatisch mehr Erfolg und Anerkennung. Dem ist jedoch nicht so. Das gilt vor allem für nebensächliche Dinge, bei denen häufig nach (unnötiger) Perfektion gestrebt wird. Denken Sie daher bei jeder zu erledigenden Aufgabe darüber nach, welcher Qualitätsstandard gefordert ist. Reicht vielleicht auch ein "gut" statt "perfekt"? Kommt es auf Schnelligkeit an, auf Schönheit oder auf Effizienz? Gehen Sie mit Augenmaß vor und Sie gewinnen Zeit für andere Dinge.
Nein zu Kunden, die sich nicht entscheiden können
Es gibt Kunden, die sind Profis darin, Ihnen wertvolle Zeit zu stehlen. Die zeigen Interesse an Ihrem Produkt, rufen an, fordern Angebote oder bitten um einen Beratungstermin. Sie im Umkehrschluss hoffen auf einen Auftrag. Doch dann gibt es kurz vor der Vertragsunterzeichnung auf einmal weiteren Klärungsbedarf. Der Grund ist immer der gleiche: Solche Kunden können sich nicht entscheiden oder versuchen durch diese Hinhaltetaktik Sie langsam weich zu kochen, um noch ein paar Prozente herauszuholen.
Was tun, wenn Sie solche Kunden nicht verlieren wollen, weil sie wichtig sind? Überlassen Sie ihnen die Initiative. Beispiel: "Wir hatten bei unserem letzten Gespräch ja alles Wesentliche besprochen, deshalb schicke ich Ihnen den Vertrag mit den vereinbarten Konditionen zu." So kommt der Kunde unter Zugzwang und muss sich endlich entscheiden.