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Mobile Zeiterfassung: Arbeitserleichterung oder Kontrollinstrument?

Lesezeit: 2 Minuten Die Bearbeitung von Stundenzetteln gehört wohl mit zu den unproduktivsten Arbeiten in der Personalabteilung. An festen Standorten ist diese Form der Zeiterfassung längst durch elektronische Systeme ersetzt worden. Für Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind oder auf Baustellen arbeiten, wird immer noch der manuelle Aufwand der Zettelwirtschaft getrieben. Mobile Zeiterfassung - ermöglicht durch spezielle Geräte oder gewöhnliche Mobiltelefone - schafft Abhilfe, ist aber nicht unumstritten.

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Mobile Zeiterfassung: Arbeitserleichterung oder Kontrollinstrument?

Lesezeit: 2 Minuten

Mitarbeiter, die an wechselnden Einsatzorten arbeiten, schreiben für gewöhnlich ihre Arbeitszeiten auf und reichen in definierten Zeitabständen diese Aufzeichnungen in der Personalabteilung ein. Je nach Vergütungssystem wird damit die Gehaltszahlung oder ein Stundenkonto beeinflusst. Diese manuelle Verwaltung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und ungenau.

Mobile Zeiterfassung mit dem Telefon
Stationäre Zeiterfassungsgeräte, beispielsweise in Bürogebäuden, identifizieren den Mitarbeiter anhand seines Ausweises, ordnen seine Buchungszeit seinem Zeitkonto zu und geben vielfach online Auskunft über dessen Stand. Diese Funktionen können auch mobile Erfassungsgeräte übernehmen. Sie erscheinen als speziell für diesen Zweck hergestellte Geräte, aber auch PDA oder gewöhnliche Handys können mit der richtigen Software ausgestattet, diese Funktion übernehmen.

Je nach Bedarf und Ausstattung können neben An- und Abwesenheiten auch Zuordnungen der Zeiten zu Kunden oder Projekten vorgenommen werden. Die Daten werden dann über den Mobilfunkanschluss bzw. über Webverbindung an den Server im Unternehmen übertragen.

Mobile Zeiterfassung ermöglicht Mitarbeiterdisposition
Die Geräte, die für die mobile Zeiterfassung verwendet werden, können auch für die Kommunikation des Unternehmens zum Mitarbeiter genutzt werden. So können beispielsweise Einsatzaufträge im Rahmen der Disposition an das Gerät übermittelt werden. Die Echtzeit-Datenübermittlung der Arbeitszeit ermöglicht eine ständige Kenntnis über Verfügbarkeiten und über Standorte.

Mobile Zeiterfassung und Überwachung
Die obengenannten Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung können jedoch auch für Zwecke genutzt werden, die betrieblich zwar nachvollziehbar, aber aus Gesichtspunkten des Datenschutzes mindestens bedenklich sind. Sind die Geräte über GPS oder Funkzellen zu orten, kann jederzeit der Standort des Mitarbeiters nachvollzogen werden.

So sinnvoll dies für eine Einsatzplanung ist, so bedenklich ist dies in Bezug auf die schutzwürdigen Belange des Mitarbeiters. Denn auch, wenn er beispielsweise nicht im Einsatz ist (Mittagspause), könnte der Arbeitgeber feststellen, wo er sich gerade befindet.

Mobile Zeiterfassung klar und transparent regeln
Wenn Sie als Unternehmen von den Vorteilen der mobilen Zeiterfassung profitieren wollen, sollten Sie dies nicht nur technisch gut vorbereiten.

  • Kommunizieren Sie klar und ehrlich, welche Daten Sie erhalten und wofür sie diese verwenden. Nehmen Sie beispielsweise eine Standortbestimmung vor, sollten Sie dies gut begründen können und nicht auf die Freizeit des Mitarbeiters ausdehnen.
  • Involvieren Sie rechtzeitig Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten. Nehmen Sie Einwände und Bedenken beim Thema mobile Zeiterfassung ernst. Diese Gesprächspartner können entscheidenden Einfluss auf die Akzeptanz dieses Instrumentes nehmen oder es gar verhindern.
  • Wägen Sie Aufwand und Nutzen gegeneinander ab. Müssen Sie neue Geräte anschaffen oder können Sie auf vorhandene Hardware zurückgreifen?
  • Informieren Sie sich über Anbieter von Hard- und Software zur mobilen Zeiterfassung und lassen Sie sich Installationen im Praxisbetrieb zeigen.
  • Stellen Sie für die Mitarbeiter deutlich die entstehenden Vorteile heraus. Nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Mitarbeiter erspart sich viel Schreibarbeit und verfügt über ein immer aktuelles Stundenkonto.

In vielen Bereichen können Sie eventuell ganz auf Arbeitszeiterfassung verzichten. Lesen Sie in dem Artikel Wenn Arbeitszeiterfassung keinen Sinn macht weiter, um mehr zu diesem Thema zu erfahren.

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