Mitarbeiterwechsel: So organisieren Sie den alten E-Mail-Account

Ein Mitarbeiterwechsel bringt immer organisatorischen Aufwand mit sich. Haben Sie auch an das alte E-Mail-Postfach gedacht? So gehen Sie am besten vor, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet oder die Abteilung wechselt.

Mitarbeiterwechsel: E-Mail-Postfach organisieren

1. Vor Mitarbeiterwechsel Korrespondenzpartner informieren

Erinnern Sie den Mitarbeiter daran, seine Korrespondenzpartner zu informieren, mindestens vier Wochen vor dem Ausscheiden. Dazu sollte die E-Mail-Signatur ergänzt werden, etwa so: „Ab dem 01.12.2019 übernimmt Herr Hugo M. meinen Aufgabenbereich. Sie erreichen Herrn M. unter der E-Mail-Adresse HM@… Ich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren.“

2. Vor Mitarbeiterwechsel Kontakte aufräumen

Der scheidende Mitarbeiter sollte private Kontakte aus seinem E-Mail-Adressbuch löschen und in seinem Umfeld darauf hinweisen, dass er unter dieser E-Mail-Adresse nicht mehr zu erreichen ist.
Sein geschäftliches E-Mail-Adressbuch sollte er aktualisieren und kritische oder nicht mehr bestehende Geschäftskontakte mit einer Notiz versehen, damit der neue Mitarbeiter Bescheid weiß.

3. Nach Mitarbeiterwechsel Geschäftskontakte begrüßen

Bitten Sie den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag darum, seine Geschäftspartner zu begrüßen und über den Wechsel zu informieren, indem er eine E-Mail an die Kontakte aus dem E-Mail-Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters schickt, mit Ausnahme der kritischen Geschäftskontakte.
Erinnern Sie den neuen Mitarbeiter daran, dass die Empfängeradressen aus Datenschutzgründen nur unter „BCC“ eingetragen werden dürfen.

4. Nach Mitarbeiterwechsel das alte Postfach „dichtmachen“

Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie mit dem alten E-Mail-Account weiter verfahren können:

  • Weiterleitung zum Postfach des neuen Mitarbeiters einrichten und Postfach noch bestehen lassen, etwa 6 Monate. Dies müssen Sie – am besten schriftlich – mit dem ausscheidenden Mitarbeiter abstimmen und vereinbaren. Richten Sie einen Autoresponder ein, der die Absender über die Weiterleitung informiert.
  • Eingangspost von Outlook automatisch löschen lassen und einen Autoresponder einrichten. Darin informieren Sie, dass die eingegangene Nachricht gelöscht wurde und weisen auf den neuen Ansprechpartner hin.

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