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Mitarbeitergespräch: Tipps für die professionelle Gesprächsführung

Lesezeit: 3 Minuten Mitarbeitergespräch: Kennen Sie auch solche Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter: Es wurde viel geredet, viele Themen wurden angesprochen. Doch am Ende weiß keiner der Beteiligten, was die Kernaussagen, die Erkenntnisse und Ergebnisse des Gespräches sind. Vergeudete Zeit! Damit das nicht passiert, müssen Führungskräfte ein paar Tipps für die Gesprächsführung beherzigen.

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Mitarbeitergespräch: Tipps für die professionelle Gesprächsführung

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Mitarbeitergespräch: Das Gespräch beginnt
Eine freundliche Begrüßung schafft ein angenehmes Klima und hilft Ihrem Mitarbeiter, Vertrauen in eine Gesprächssituation zu fassen, die ihn möglicherweise mit Ängsten und Unbehagen erfüllt.

Das Bereitstellen von Getränken kann zu einer guten Atmosphäre beitragen. Sprechen Sie als Führungskraft zu Beginn etwas Persönliches an und fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus. Wichtig jedoch ist, dass Ihr warming up (z. B. die Frage "Wie geht es Ihnen?" oder "Wie war Ihr Urlaub?") auch tatsächlich ernst gemeint ist. Ihr Mitarbeiter merkt sofort, wenn es sich nur um Floskeln handelt, Sie sich eigentlich nicht für sein Befinden interessieren oder Sie gar nur neugierig sind.

Reden Sie aber nicht langatmig um den heißen Brei herum, gerade auch, wenn Sie ein eher kritisches Gespräch befürchten. Kommen Sie höflich, aber bestimmt zum Thema.
Führen Sie mit einem Mitarbeiter zum ersten Mal ein Mitarbeitergespräch, können Sie seine Anspannung auch dadurch lösen, dass Sie ihm noch einmal den Ablauf des Gespräches erläutern und ihn bitten, zu fragen, wenn ihm etwas unklar ist.

Definieren des Gesprächsziels
Fassen Sie kurz zusammen, welches Ziel Sie mit dem Mitarbeitergespräch verfolgen. Was ist der Anlass für das Gespräch? Um welche Inhalte soll es gehen? Welche Ziele verbinde ich mit dem Gespräch?

Kein Mitarbeitergespräch ohne inhaltliche Strukturierung und Themenschwerpunkte
Eine schöne Überleitung vom Gesprächseinstieg zur ersten Phase des Mitarbeitergespräches schaffen Sie durch einen Rückblick auf den Ablauf des vergangenen Jahres bzw. des Zeitraums, der seit dem letzten Mitarbeitergespräch vergangen ist. Stellen Sie dem Mitarbeiter zunächst die Frage, wie er den betreffenden Zeitraum erlebt hat, was gut gelaufen ist und was schwierig war.

In vielen Fällen erhalten Sie hier bereits sehr wertvolle Informationen, was der Mitarbeiter als eigene Erfolge oder Misserfolge erlebt.

Folgende Themen sollten in einem als Fördergespräch angelegten Mitarbeitergespräch besprochen werden:

  • Aufgaben und Arbeitsumfeld des Mitarbeiters
  • Zusammenarbeit mit Kollegen und dem Vorgesetzten
  • Förder- und Entwicklungsmaßnahmen

Was gibt es zu den Aufgaben und dem Arbeitsumfeld des Mitarbeiters zu sagen
Folgende Fragen können Ihr Gespräch strukturieren:

  • Wie werden Information weitergegeben bzw. wie besorgt sich der Mitarbeiter diese?
  • Was waren die Erfolge, was die Misserfolge?
  • Wie sehen Leistungen und Leistungsverhalten des Mitarbeiters aus?
  • Welche Kompetenzen und Verantwortungen will und kann die Führungskraft ihrem Mitarbeiter übertragen?
  • Welche Ziele können Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam vereinbaren (Arbeitsziele und persönliche Ziele)?

Wie sieht die Zusammenarbeit mit der Führungskraft bzw. mit Kollegen aus

  • Was läuft in der Zusammenarbeit gut?
  • Was "klemmt" in der Zusammenarbeit?
  • Welche Wünsche oder Erwartungen haben Führungskraft und Mitarbeiter aneinander?
  • Wie ist der Mitarbeiter im Team integriert?
  • Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den Kollegen?

Förder- und Entwicklungsmaßnahmen

  • Welche Unterstützung braucht der Mitarbeiter in betrieblichen/beruflichen oder persönlichen Belangen/ Problemen?
  • Wie kann und will sich der Mitarbeiter mit Hilfe der Führungskraft (beruflich und persönlich) weiterentwickeln?

Vermeiden Sie als Führungskraft Monologe: Mitarbeitergespräche sollen Dialoge sein, in denen jeder der Gesprächspartner seine Sichtweise darlegt. Dazu gehört, dass Führungskräfte auch zuhören. Es gibt sicher nicht immer Konsens in den Sichtweisen. Ein Austausch von Argumenten schafft aber oft mehr und vielfältigere Handlungsoptionen als ein vorschnelles "Sich-Einigen" auf eine Meinung.

Das Mitarbeitergespräch geht zu Ende
Halten Sie sich an die eiserne Regel "Kein Gespräch ohne Ergebnis". Fassen Sie gemeinsam Ihre Erkenntnisse zusammen und formulieren Sie verbindliche Lösungen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter, was jeder von Ihnen beiden tun muss, damit die gemeinsam vereinbarte Lösung umgesetzt wird.

Auch wenn ein Gespräch einmal nicht konfliktfrei abgelaufen ist, darf ein freundlicher und verbindlicher Abschied nicht fehlen. So zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie vielleicht in der Sache unterschiedliche Ansichten haben, dass Sie Ihren Mitarbeiter als Person aber uneingeschränkt schätzen.

Jedes Mitarbeitergespräch braucht eine Nachbereitung
Vereinbarte Dinge müssen umgesetzt wer­den. Das braucht auch das Engagement der Führungskraft. Wenn Sie z. B. vereinbart haben, sich um eine bestimmte Fortbildung für Ihren Mitarbeiter zu kümmern, müssen Sie das auch termingerecht tun.

Regelmäßige Informationen über den "Stand der Dinge" unterstützen die Verbindlichkeit der gegenseitigen Vereinbarungen. Die "to do’s" Ihres Mitarbeiters müssen auch nachgehalten werden. Wenn Ihr Mitarbeiter den Eindruck hat, Sie haben kein Interesse an den Ergebnissen dessen, was er vereinbarungsgemäß getan hat, wird sein Engagement das nächste Mal nicht mehr so hoch sein.

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