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Mitarbeitergespräch: Die Vorbereitung ist das A und O

Lesezeit: 2 Minuten Mitarbeiter erleben ihr Mitarbeitergespräch oft angstbesetzt. Was wird mein Chef wohl von mir wollen? Wie soll ich mich als Mitarbeiter verhalten? Welche Verteidigungsstrategie muss ich mir bereit legen? Mit diesen unangenehmen Gefühlen kann sich der Mitarbeiter aber nicht auf ein Gespräch einstellen, das eigentlich seiner Entwicklung und Förderung dienen soll. Damit Sie als Führungskraft Mitarbeitergespräche optimal nutzen können, gilt es einige Tipps zu beherzigen.

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Mitarbeitergespräch: Die Vorbereitung ist das A und O

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Laden Sie explizit zum Mitarbeitergespräch ein
Überfallen Sie Ihren Mitarbeiter nicht mit den Worten: "Ach, könnten Sie gerade mal für ein Gespräch zu mir kommen!", sondern laden Sie ihn etwa 8-14 Tage vorher ein. Nennen Sie die genaue Uhrzeit, den Ort, die Dauer sowie die Ziele und Inhalte des zu führenden Gespräches.

Kein Mitarbeitergespräch ohne Vorbereitung
Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter, wie auch er sich auf dieses Gespräch vorbereiten kann. Er wird es Ihnen danken, denn so braucht er nicht seine Fantasie kreisen zu lassen, welche unangenehmen Dinge in diesem Gespräch auf ihn warten könnten.

Erfolgreiche Mitarbeitergespräche brauchen einen passenden Raum
Sorgen Sie für einen Besprechungsraum mit einer ruhigen und angenehmen Atmosphäre. Luft, Licht, angemessene Raumtemperatur und bequemes Sitzmobiliar fördern ein gutes Gesprächsklima.

Achten Sie darauf, dass dieser Raum während des Gespräches störungsfrei sein wird (Telefon umleiten, Schild "Bitte nicht stören" an die Tür). Die Teeküche, in der es zugeht wie im Taubenschlag, ist ungeeignet. Ein geeigneter, störungsfreier Raum unterstreicht die Bedeutung, die Sie als Führungskraft dem Mitarbeitergespräch geben. Nichts ist respektloser im Umgang mit Ihrem Mitarbeiter, als in ihm das Gefühl wachzurufen, dass Sie eigentlich keine richtige Zeit für ihn haben.

Bei einer guten Vorbereitung haben Sie sich gedanklich mit dem Mitarbeiter beschäftigt
Legen Sie alle Unterlagen bereit, die Sie für das Gespräch benötigen. Gute Vorbereitung bedeutet auch, dass Sie sich vorher inhaltlich und menschlich mit dem Mitarbeiter beschäftigt haben. Sie sollten alle wichtigen Fakten kennen und sich ein Bild von der Leistung bzw. der aktuellen Situation des Mitarbeiters gemacht haben.

Eine gute Vorbereitung auf Ihren Mitarbeiter können Sie anhand des Vier-Ohren-Modells von Schulz von Thun strukturieren. Folgende Fragen unterstützen Ihre Vorbereitung:

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs auf der Sachebene

  • Was ist der Sachverhalt?
  • Welche Themen will ich ansprechen?
  • Welche Fakten habe ich?
  • Was ist meine Sichtweise bzw. mein Standpunkt?
  • Welche schlüssigen Begründungen und Argumente habe ich?

Vorbereitung auf der Beziehungsebene

  • Wie kann ich ein positives Klima schaffen?
  • Wie sieht mein Mitarbeiter die Situation?
  • Wie stehe ich zu meinem Mitarbeiter?
  • Wie kann ich respektvoll und wertschätzend mit meinem Mitarbeiter umgehen?

Gesprächsvorbereitung auf der Appellebene

  • Was ist mein Ziel?
  • Was will ich erreichen?
  • Welche Wünsche bzw. Forderungen habe ich?
  • Wie kann ich mein Anliegen unmissverständlich darlegen?

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs auf der Ebene der Selbstaussage

  • Was sind meine eigenen Gefühle und Bedürfnisse im Hinblick auf das anstehende Gespräch?
  • Was ist mir selber am Thema wichtig?
  • Was möchte ich von mir zeigen?

Eine gute Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch dauert gut und gerne auch einmal eine Stunde. Wer diese Zeit investiert, investiert aber auch gewinnbringend in die Motivation seiner Mitarbeiter.

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