Noch ein Informationsmeeting?
Ich werde immer wieder gefragt, warum noch ein Meeting abgehalten werden muss. Verständlich, denn man sieht sich ja schließlich jeden Tag und tauscht Informationen aus. Aber: Das geschieht situativ, chaotisch und nicht strukturiert und weniger systematisch!
Follow up und Blick nach Vorne – der Betrachtungszeitraum
Reflektiert wird die abgelaufene und prospektiert die folgende Woche. Deshalb eignet sich der Montag besonders gut, um beide Zeiträume möglichst vollständig erfassen und bearbeiten zu können.
Ziele des wöchentlichen Arbeitsgespräches
Neben der Informationsfunktion erfüllt das wöchentliche Arbeitsgespräch gleich mehrere Funktionen:
- Aktuelle Herausforderungen bzw. Probleme
- Abstimmung zu einzelnen Vorgehensweisen
- Einwirkungsmöglichkeit/Steuerung bei aktuellen Abweichungen
- Besprechung von Schnittstellenaufgaben zwischen den Fachbereichen
- Koordination von Aufgaben und Terminen untereinander
- Erinnerung und Training beschlossener und geplanter Vorgehensweisen
Achten Sie bitte im eigenen Interesse darauf, dass Ergebnisorientiert informiert und diskutiert wird, damit die Arbeitsgespräche kurzweilig und interessant bleiben.
Fixer Termin, festes Zeitfenster
Hier empfiehlt sich eine einfache Vorgehensweise, indem das Arbeitsgespräch immer zum selben Zeitpunkt z. B. montags um 10:00 Uhr mit einem festen Zeitfenster von 2 Stunden angesetzt wird.
Feste Teilnehmerrunde
Die Teilnehmer ergeben sich aus dem Mitarbeiterteam. Bei Bedarf sollten bestimmte Spezialisten aus anderen Fachbereichen hinzugezogen werden, aber nur für deren Part.
Teilnahme und Vertretung
Sollten Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter abwesend sein, findet das Meeting nach der üblichen Tagesordnung trotzdem statt. Bestimmen Sie im Zweifel einen Stellvertreter für sich, damit das Gespräch strukturiert geführt wird.
Feste Tagesordnung
Geben Sie sich eine feste Tagesordnung, die etwa wie folgt aussehen könnte:
1. Bericht abgelaufene Woche
1.1. Bericht Ergebnisse aus Ihrer Übersicht
1.2. Bericht wichtige Ereignisse/Ergebnisse aus den einzelnen Fachbereichen
2. Besprechung kommende Woche
2.1. Besprechungspunkte/Wichtiges/Ziele aus Ihrer Sicht
2.2. Besprechungspunkte/Wichtiges/Ziele aus Sicht der Fachbereiche
3. Besonderheiten, die in der kommenden Woche alle angehen bzw. betreffen
4. Wichtige Termine/Erreichbarkeiten
5. Sonstiges/Verschiedenes
Freundliche Grüße aus Krefeld und viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen
Theo van der Burgt
Lesen Sie zum Thema Arbeitsgespräch auch den Beitrag „Mitarbeiterführung: So funktioniert das Arbeitsgespräch„.
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