Mit Schnellbausteinen in Microsoft Outlook schneller Mails bearbeiten

Sie kennen sicher Signaturen in Microsoft Outlook? Aber kennen Sie auch die Schnellbausteine in Outlook und nutzen diese? Was wäre, wenn Sie Ihre Arbeit mit E-Mails in Outlook mit einer Zeitersparnis von 50% erledigen könnten? Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihr Ziel, mit Schnellbausteinen in Microsoft Outlook zu arbeiten, umsetzen.

Signaturen versus Schnellbausteine in Microsoft Outlook

Eine Signatur mit Ihren Absenderdaten kann abhängig von der verwendeten Mail-Adresse in eine Mail eingefügt werden. Dagegen haben Sie mit Schnellbausteinen die Möglichkeit, an beliebiger Stelle und von der Mail-Adresse unabhängig mit Bausteinen zu arbeiten.

So erstellen Sie einen neuen Schnellbaustein

Markieren
Sie eine Textpassage, die Sie in einer E-Mail häufiger verwenden.
Anschließend klicken Sie Register Einfügen in der Gruppe Text auf den
Dropdown-Button Schnellbausteine. Ganz unten im Menü wählen Sie "Auswahl
im Schnellbaustein-Katalog speichern". Mit der Tastenkombination ALT +
F3 geht das noch schneller.

Schnellbaustein in Outlook benennen und beschreiben

Im Dialogfenster "Neuen Baustein erstellen" können Sie nun

  • Name
  • Katalog
  • Kategorie
  • Beschreibung
  • Speichern in
  • Optionen festlegen

Zumeist können Sie die vorgeschlagenen Einträge im Dialog so belassen.

Gespeicherte Schnellbausteine schnell und effizient einsetzen

Alle Ihre auf diese Weise gespeicherten Schnellbausteine erscheinen danach beim Aufklappen des Schnellbaustein-Katalogs als Vorschau. Beim Anklicken wird der jeweilige Baustein sofort an der aktuellen Cursorposition in Ihre E-Mail eingefügt. Wenn Sie mit der Tastenkombination ALT + I +Q arbeiten, klappt der Schnellbaustein-Katalog sofort auf und Sie können mit der Maus aus den Bausteinen wählen.

Geschwindigkeits-Trick mit den 4 Buchstaben für Schnellbausteine

Wenn Sie beim Definieren der Schnellbausteine darauf achten, die ersten 4 Buchstaben des Bausteinnamens einzigartig zu gestalten, dann gewinnen Sie noch mehr an Zeit. Es reicht dann, die ersten 4 Buchstaben des Bausteinnamens zu schreiben und diesen dann mit der F3-Taste umwandeln zu lassen. Und ich könnte wetten, dass Sie so über kurz oder lang 50% der Zeit beim Beantworten Ihrer Mails einsparen.