Kennen Sie das? Sie haben eines oder mehrere Projekte, an denen Sie über einen längeren Zeitraum Schritt für Schritt weiterarbeiten. Oder ein Dauerprojekt. Bei mir sind das beispielsweise mein Blog und mein Newsletter. Das bedeutet viele kleine Aufgaben, die man nach und nach anfangen, eventuell jedoch nicht sofort erledigen wird oder wo Wartephasen stattfinden.
Damit Sie nicht den Überblick verlieren, braucht es eine gute Organisation. Sie können dies über Ihre To-do-Liste oder Outlook und Co., Projektsoftware, Mindmaps etc. erledigen. Oder Sie wandeln die Technik der sogenannten Kanban-Tafeln für sich als Einzelperson ab.
Ganz kurz: die Kanban-Tafeln
Kanban ist eine Methode, die in Japan zur Produktionsablaufsteuerung entwickelt wurde. Bei Wikipedia ist das Ziel so beschrieben: "Ziel von Kanban-Systemen ist die Reduzierung von Lagerbeständen und damit Reduzierung von Kapitalbindung und eine Erhöhung der Flexibilität im Hinblick auf geänderte Bedarfsmengen." Abgewandelt wurde sie für den Bereich von IT/Softwareentwicklung.
Das Prinzip von Kanban ist das Arbeiten mit einer Tafel und gesteckten Kärtchen, die den jeweiligen Stand bzw. Verlauf verschiedener Punkte anzeigen. In Unternehmen und Teams werden dazu Kanban-Tafeln aufgestellt, durchaus angepasst an individuelle Bedürfnisse. Schauen Sie hier für einen Eindruck an Organisationsmitteln für Kanban. Es gibt zudem elektronische Tools, die eine Tafel nachbilden. Für Sie als Einzelperson ist Kanban ein wenig abgewandelt sehr gut nutzbar.
So nutzen Sie das Kanban-Prinzip für sich
Sie können ein Whiteboard mit Zetteln per Magnet oder einen Flipchartbogen mit Post-its benutzen und damit sehr ähnlich nach den echten Kanban-Tafeln arbeiten. Dazu könnten Sie der klassischen Einteilung folgen, beispielsweise so:
| zu tun/Ideen (Backlog) | in Arbeit | fertig | warten auf |
|---|---|---|---|
Statt aufgehängter Tafel mit Zetteln/Post-its lässt sich das Kanban-Prinzip auch als elektronische Liste nutzen. Ich erstelle und pflege meine individuell angepassten Projektlisten ganz simpel mit Word. Für einige benötige ich nur drei Spalten, ähnlich dem Original. Andere sind aufwendiger.
In der Abbildung sehen Sie als Beispiel meine Liste für meinen Blog. An den Mustereinträgen sehen Sie, dass ich jeweils das Schlagwort in Fett voranstelle und dann Stichworte für Details in normaler Schrift folgen.
Jetzt sind Sie dran – das Kanban-Prinzip für eigene Projekte anwenden
Überlegen Sie für sich, ob die Hinweise für Ihre Aufgaben und Ihre Organisation eine Bereicherung darstellen. Vielleicht probieren Sie es bei einem kleinen Projekt einfach einmal aus. Überlegen Sie dazu, welche individuellen Arbeitsschritte für Sie noch sinnvoll sein können. Sonst ist die klassische Variante sicher ein gutes Experimentierfeld.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation