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Mit guten Geschäftsprozessen das Unternehmensergebnis verbessern

Lesezeit: 4 Minuten Unter Produktivität versteht man landläufig, mehr bzw. bessere Ergebnisse mit weniger Einsatz zu erreichen, also das Verhältnis von Output und Input zu verbessern. Übertragen auf Geschäftsprozesse würde dies bedeuten, die Leistung zu erhöhen und gleichzeitig dafür weniger Ressourcen zu verbrauchen. Ist dies möglich, sinnvoll und wenn ja für welche Art von Prozessen kann dieses Vorgehen eingesetzt werden?

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Mit guten Geschäftsprozessen das Unternehmensergebnis verbessern

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Wozu ist ein Geschäftsprozess in einem Unternehmen da?

Allgemein formuliert dienen jeder Geschäftsprozess, jeder Teilprozess, jede Tätigkeit und damit alle Aktivitäten im Unternehmen und an allen Arbeitsplätzen dazu, ein Produkt oder eine Dienstleistung vom Zustand A in einen Zustand B umzuwandeln. Dabei gehen wir davon aus, dass der erreichte Zustand B betriebswirtschaftlich einen höheren Wert besitzt als der vorherige Zustand A.

Man hat also durch eine Tätigkeit für das Unternehmen Mehrwert geschaffen, also eine Wertsteigerung erreicht. In der weitverbreiteten Methodik Six Sigma, die weltweit für die Verbesserung von Prozessen eingesetzt wird, wird diese Logik mit "SIPOC" umschrieben.

Dabei ist S (Supplier) der Lieferant für den jeweiligen Prozess (P), C (Customer) der Kunde und die Buchstaben I & O definieren den jeweiligen Input bzw. Output. Dabei spielt es wie gesagt keine Rolle, ob wir von einem strategischen Unternehmensprozess sprechen oder von der Tätigkeit eines einfachen Mitarbeiters an einer Produktionslinie oder einem Büroarbeitsplatz.

Der Geschäftsprozess als Lieferant von Mehrwert

Prozesse oder Tätigkeiten verwandeln also Inputs in höherwertige Outputs, zum Beispiel Materialien und Komponenten in Fertigprodukte oder Ideen, etwa eines Designers in Dienstleistungen für Kunden in einer  Agentur, et cetera. Die Produktivität eines Geschäftsprozesses oder einer Tätigkeit kann demnach daran gemessen werden, wie viele Ressourcen, also Einsatzfaktoren, benötigt werden, um das Endprodukt zu erzeugen.

Ein einfaches Beispiel aus dem Fertigungsprozess von Produkten soll dies verdeutlichen. Um einen einfachen Tisch zu produzieren, benötigen wir eine Tischplatte, 4 Tischbeine und 16 Schrauben, um die 4 Tischbeine an die Tischplatte zu montieren. Tischplatte, Tischbeine und Schrauben stellen den Input für unseren Prozess dar, den uns ein Lieferant X geliefert hat, der fertig montierte Tisch ist der Output, den wir nach dem Produktionsprozess an einen Kunden Y liefern.

Der Preis, den wir für unsere Leistung, also den fertig montierten Tisch erhalten, stellt dabei die (subjektive) Bewertung des Outputs durch unseren Kunden und die Kosten für das Material an den Lieferanten unsere Bewertung des Inputs dar. Der Unterschied zwischen Preisen und Kosten ist die Bewertung der Transformationsleistung unseres Prozesses durch den Markt.

Wie steigern wir die Produktivität dieses Geschäftsprozesses?

Wir haben gesehen, dass Produktivitätsverbesserung für jeden beliebigen Prozess bedeutet, das Verhältnis von Output zu Input zu verbessern. Dazu gibt es 2 Möglichkeiten, nämlich den Output zu steigern ohne den Input zu erhöhen, oder das gleiche Prozessergebnis zu erreichen und dabei den Input, also die notwendigen Einsatzfaktoren, zu reduzieren.

In unserem Beispiel ist es vermutlich schwierig, den Output zu erhöhen, dies würde nämlich bedeuten, aus dem gleichen Material zum Beispiel 2 Stühle zu produzieren. Eine Reduzierung des Inputs für die Produktion eines Stuhls kommt aber durchaus infrage. Hier bieten sich grundsätzlich mehrere Möglichkeiten an.

Wir könnten eine dünnere Tischplatte verwenden, müssen aber sicherstellen, dass aus Kundensicht Funktionalität und Qualität des Endprodukts nicht reduziert werden. Wir könnten andererseits einen Tisch mit 3 Beinen produzieren, was aber vermutlich Änderungen beim Design oder den Einsatzmöglichkeiten des Produkts verursachen würde. Eine 3. Möglichkeit wäre, die 16 Schrauben auf 8 zu reduzieren oder auch die Tischbeine statt zu schrauben zu kleben. Auch hier ist natürlich entscheidend, dass aus Sicht des Kunden Qualität und Funktionalität des Endprodukts nicht verändert werden.

Wie und wodurch erzeugt ein Geschäftsprozess Mehrwert für das Unternehmen?

Durch die Umwandlung von Input (zum Beispiel Material) im höherwertigen Output (Endprodukt) erzeugt eine Tätigkeit oder ein Prozess Mehrwert für das Unternehmen. In unserem Beispiel könnten wir für den Tisch 100 € vom Kunden verlangen, das Material, das wir von unseren Lieferanten erhalten haben, konnten wir für 50 € einkaufen. Damit ergibt sich eine Wertschöpfung von 50% oder in unserem Beispiel exakt 50 €. Wodurch ist diese Wertschöpfung entstanden?

Neben dem Design, dem Marketing, unseren Absatzkanälen oder eingesetzten Produktionsverfahren, auf die wir an dieser Stelle nicht näher eingehen wollen, liegt dies sicherlich hauptsächlich an der Durchführung der Arbeit im betroffenen Prozess, nämlich aus den Einzelteilen ein Endprodukt zu produzieren. Unser Mehrwert entsteht also durch den Einsatz von Wissen (Know-how) und Arbeitskraft, aus Einzelteilen ein Endprodukt zu generieren.

Der Kunde bezahlt uns dafür 50 € mehr als wir für den Einkauf der Einzelteile ausgegeben haben! Diese 50 € dienen dazu, den Fertigungs-Lohn, alle Infrastrukturkosten, Entwicklung und Marketing sowie den Vertrieb des Produktes abzudecken. Liegt die Summe aller dieser Kosten unter 50 €, haben wir zudem einen Gewinn gemacht.

Gute Geschäftsprozesse verbessern das Unternehmensergebnis

Wenn wir unser kleines Beispiel nun zu Ende denken, sehen wir, dass wir durch die Verbesserung unserer Prozesse unser Ergebnis verbessern können. Dies gilt sowohl für das Prozessergebnis im Kleinen als auch für das Unternehmensergebnis im Großen, das ja nichts anderes ist, als die Summe der Beiträge aller im Unternehmen durchgeführten Tätigkeiten.

Die einfachste oben gezeigte Produktivitätsverbesserung wäre statt wie bisher mit 16 Schrauben, die Tischbeine zukünftig nur mit 8 Schrauben zu befestigen. Neben der Materialeinsparung von 8 Schrauben wirkt hier in der Leistung des betroffenen Prozesses, also der Montage des Tisches, vor allem die verkürzte Fertigungszeit. Wir haben ja nun nur noch 8 statt 16 Schrauben eindrehen müssen.

Dies bedeutet, stark vereinfacht, dass dieser Teilprozess nun in der gleichen Zeit den doppelten Output produzieren kann, da wir mit 16 Schrauben in der gleichen Zeit nun 2 Tische fertigen können. Wir haben also einen großen Produktivitätsfortschritt erreicht.

Fazit: Diese simple Logik, nämlich dass durch permanente Erhöhung der Produktivität unserer Prozesse verbesserte Prozessleistungen erreicht werden können, gilt überall, in jedem Unternehmen, an jedem Arbeitsplatz, für jede Tätigkeit und jeden Mitarbeiter. Wenn diese Philosophie in der Unternehmenskultur verankert ist, kann und wird jeder Mitarbeiter aktiv zum Erfolg des gesamten Unternehmens beitragen.

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