Beschleunigen Sie Geschäftsabläufe
Wählen Sie einen Kernprozess Ihres Betriebs aus. Gemeinsam mit Ihrem Projektteam suchen Sie nun Schritt für Schritt nach Möglichkeiten und entwickeln konkrete Maßnahmen zu seiner Optimierung.
1. Punkt: Schluss mit Verschwendung
Teilen Sie alle Geschäftsabläufe in drei Kategorien ein:
- Werterhöhende Tätigkeiten (Kerntätigkeiten): Hier werden Informationen oder Material so umgewandelt, dass ein Wert für den Kunden entsteht. Ziel: Optimieren!
- Nicht werterhöhende Tätigkeiten: Die sind als vor oder nachbearbeitende Geschäftsabläufe notwendig, stellen für sich aber keinen Wert für den Kunden dar. Ziel: Minimieren!
- Überflüssige Tätigkeiten: Sie beanspruchen Raum, Material und Zeit, ohne direkt oder indirekt einen Wert zu erzeugen. Ziel: Beseitigen!
2. Punkt: Reduzieren Sie Schnittstellen
Legen Sie genau fest, wer welche Informationen wann und in welcher Form zu liefern hat. So kommt es nicht zu Missverständnissen
3. Punkt: Minimieren Sie Rückfragen und Nacharbeiten
Rückfragen und Nacharbeiten sind Qualitätsmängel und Instabilitäten im Prozess. Entfernen Sie folgende Ursachen:
- fehlende Informationen
- unklare Kompetenz- und Aufgabenverteilung
- unklare Informationen
- ständige Änderungen im Prozess
- mangelhafte Koordination
4. Punkt: Beseitigen Sie Engpässe
- Zusätzliche Mitarbeiter
- Organisatorische Regelungen wie Vertretungssysteme
- Schulungen der Mitarbeiter, um Wissenslücken zu schließen
- Aufgabenverschiebungen optimieren
5. Punkt: Weniger Genehmigungen und Freigaben
Beispiel: Bei der Optimierung der Geschäftsabläufe müssen vom Abteilungsleiter zukünftig nur noch die kundenspezifischen Prozesse freigegeben werden.
6. Punkt: Bestimmen Sie den tatsächlichen Informationsbedarf
Sowohl die Informationsüberproduktions- als auch Informationslücken kosten Zeit und Kapazitäten. Nutzen Sie:
- Checklisten
- Einheitliche Formulare
- Elektronische Plausibilitätskontrollen
- Spezifizierte Schnittstellen
- Definition von Meilensteinen
7. Punkt: Identifizieren Sie Abbruchkriterien
In jedem Prozess gibt es die entscheidenden Punkte, die über den weiteren Verlauf bestimmen. Besonders die Bearbeitung von Abbruchkriterien sollte möglichst weit nach vorne verlagert werden, um unnötige Geschäftsabläufe zu verhindern.
8. Punkt: Ermöglichen Sie Parallelbearbeitung
Welche Teilprozesse sind voneinander abhängig und wo ist die serielle Bearbeitung wirklich notwendig? Unabhängige Abschnitte können auch parallel bearbeitet werden.
9. Punkt: Etablieren Sie bedarfsgerechte Prozesse
Bedarfsgerecht bedeutet, dass ein Prozess nur dann durchgeführt wird, wenn er von einem anderen auch tatsächlich benötigt wird. Dadurch verhindern Sie Wartezeiten und Zwischenlagerung.
10. Punkt: Glätten Sie Arbeitsspitzen
Eine Herausforderung ist die schwankende Nachfrage nach Geschäftsprozessen. Dieses Problem verlagert sich durch die zunehmende Arbeitsintensivität. Sie brauchen Glättungsinstrumente, die möglichst frühzeitig in den Prozess eingreifen.