Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für Fahrtkostenzuschüsse pauschal mit 15 % ermitteln, soweit diese Zuschüsse den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG als Werbungskosten geltend machen kann. Ausschlaggebend für die Höhe der Fahrtkostenzuschüsse ist demnach der Betrag, den der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte als Werbungskosten geltend machen kann.
Begrenzung der Fahrtkostenzuschüsse
Bei Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen PKW ist die Höhe der pauschalierungsfähigen Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers auf die Höhe der nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG als Werbungskosten abziehbaren Pendlerpauschale beschränkt.
Ein höherer Zuschuss als 4.500 Euro ist pauschalierbar, soweit die anzusetzende Pendlerpauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte diesen Betrag übersteigt. Aus Vereinfachungsgründen kann davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte erfolgen.
Fahrtkostenzuschüsse bei anderen Verkehrsmitteln
Benutzt der Arbeitnehmer andere Verkehrsmittel, so richtet sich die Höhe der pauschalierungsfähigen Fahrtkostenzuschüsse nach den tatsächlichen Aufwendungen, maximal bis zu 4.500 Euro.
Bei Nutzung eines Motorrads, Motorrollers, Mopeds, Mofas oder Fahrrads können für die Pauschalbesteuerung der Fahrtkostenzuschüsse die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden, die nach R 9.5 Absatz 1 Satz 5 LStR mit dem BMF-Schreiben vom 20. August 2001 (BStBl I Seite 541) bekannt gemacht worden sind.
Die pauschalierungsfähigen Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers sind auf die Höhe der nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG als Werbungskosten abziehbaren Entfernungspauschalen beschränkt.
Aus Vereinfachungsgründen kann davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte erfolgen.
Eine Pauschalierung der Fahrtkostenzuschüsse in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte ist ferner bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Fähren, bei entgeltlicher Sammelbeförderung, für Flugstrecken sowie bei behinderten Menschen zulässig.
Rückwirkende Pauschalbesteuerung von Fahrtkostenzuschüssen
Nach dem Anwendungserlass zur Pendlerpauschale, den das Bundesfinanzministerium aktuell veröffentlicht hat (Az. IV C 5 – S 2351/09/10002), kann der Arbeitgeber für alle nach dem 31. Dezember 2006 beginnenden Lohnzahlungszeiträume die Fahrtkostenzuschüsse auch dann pauschal besteuern, wenn die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2007 und 2008 (ggf. auch 2009) bereits übermittelt oder erteilt worden ist.
Macht der Arbeitgeber von der Pauschalbesteuerung der Fahrtkostenzuschüsse Gebrauch, so ist die bereits übermittelte oder erteilte Lohnsteuerbescheinigung nicht zu ändern (§ 41c Absatz 3 Satz 1 EStG).
Zum Zweck einer möglichen Änderung der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach durchgeführter Pauschalbesteuerung der Fahrkostenzuschüsse zu bescheinigen, dass er einen bisher im Kalenderjahr 2007 oder 2008 in Höhe von …… Euro individuell besteuerten und bescheinigten Arbeitslohn nunmehr (in dieser Höhe) nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG pauschal besteuert hat.
Der Arbeitnehmer kann mit der Bescheinigung seines Arbeitgebers über die rückwirkend durchgeführte Pauschalbesteuerung der Fahrtkostenzuschüsse im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2007 und 2008 eine entsprechende Korrektur des Arbeitslohns geltend machen (§ 175 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 AO).
Die (rückwirkend) pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse und geldwerten Vorteile bleiben bei der Veranlagung zur Einkommensteuer außer Ansatz (§ 40 Absatz 3 Satz 3 EStG); sie mindern aber die Entfernungspauschale (§ 40 Absatz 2 Satz 3 EStG).
Die infolge der Pauschalbesteuerung der Fahrtkostenzuschüsse erstatteten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) sind grundsätzlich in der Lohnsteuerbescheinigung des Jahres der Erstattung der Beiträge zu berücksichtigen. Ist die Lohnsteuerbescheinigung für 2009 noch änderbar, kann die Erstattung in dieser Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt werden.