Die 5As der 5A-Methode
Die fünf As stehen für:
Aussortieren
Anordnen
Arbeitsplatz sauber halten
Anordnung zum Standard machen
Alle Punkte einhalten und ständig optimieren
Diese fünf Punkte sind Teil des Kaizens; lesen Sie gerne hierzu meinen Artikel „Was ist Kaizen und wie können Sie es nutzen?“.
In fünf Schritten zum ordentlichen Büro – Schritt 1: Aussortieren
Nehmen Sie sich für den ersten Schritt fünf Kartons, die Sie in Ihrem Büro aufstellen – je einen Karton für Papier, Kunststoff, Elektro- und Sondermüll, Spenden und Restmüll.
Beginnen Sie dann mit Ihrem Schreibtisch und nehmen Sie jeden Gegenstand nur ein einziges Mal in die Hand. Entscheiden Sie sofort, ob Sie ihn behalten möchten bzw. müssen, weil er für Ihre Arbeit notwendig ist, oder ob er in eine der fünf Kisten gehört und entsorgt wird. Bleiben Sie strikt bei Ja oder Nein, ein Vielleicht darf es nicht geben. Wichtig ist dabei nur, dass Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten.
Wird ein Gegenstand noch gebraucht, stellen oder legen Sie ihn gleich an den Platz, an dem dieser dann auch bleiben soll.
In fünf Schritten zum ordentlichen Büro – Schritt 2: Anordnen
Ordnen Sie Ihre Arbeitsmaterialien in Ihrem Büro sinnvoll und ergonomisch an. Sinnvoll bedeutet beispielsweise, dass Sie nur die Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch haben, die Sie täglich benötigen, also Stifte, Telefon usw. Ordner oder Bücher, die Sie häufig einsehen müssen, sollten Sie in greifbarer Entfernung auf einem Sideboard oder in einem nahen Regal stehen haben, sich jedoch nicht damit Ihren Schreibtisch zubauen. Überlegen Sie sich ein System, das für Ihre individuelle Arbeitssituation Sinn macht.
Wählen Sie für Ihre Ablage geeignete Ordner – Stehsammler oder Hängeordner können eine gute Alternative sein. Nutzen Sie auch Wiedervorlage- oder Projektmappen, so haben Sie stets ganze Vorgänge griffbereit, ohne ein Papierchaos auf dem Tisch zu haben.
Denken Sie beim Anordnen nicht nur an Ihren Schreibtisch und Ihre Schränke, Sideboards und Regale. Auch der Computer benötigt eine gewisse Ordnung. Arbeiten Sie zeitsparend mit Shortcuts und Unterordnern.
Schritt 3: Arbeitsplatz sauber halten
Achten Sie auf Sauberkeit und Ordnung in Ihrem Büro – jeden Tag ein bisschen Zeit zu investieren ist besser als langwierige Aufräumaktionen. Zumal ein aufgeräumter Schreibtisch sehr viel motivierender wirkt als das Chaos, das Sie vermutlich bisher kannten. Außerdem strahlt ein ordentliches Büro Kompetenz aus und hilft auch Ihnen motiviert zu sein, ständig weiter am Ball zu bleiben, was die Ordnung in Ihrem Büro betrifft.
Jeden Abend, bevor Sie nach Hause gehen, sollten Sie ein paar Minuten investieren, um Ihren Arbeitsplatz ordentlich zu hinterlassen. Denken Sie an die Clean Desk Policy (siehe auch mein Artikel „Die Clean Desk Policy“); zudem sehen Sie am nächsten Morgen gleich, was neu dazugekommen ist, weil Sie Ihre bereits vorhandenen Unterlagen weggeräumt haben. Das verschafft Ihnen mehr Überblick bei der Arbeit und legt die Grundlage für eine bessere Arbeitsorganisation.
Schritt 4: Anordnung zum Standard machen
Der vierte Schritt erfordert wohl die meiste Selbstdisziplin, aber Sie werden sehen, dass es sich lohnt. Alles hat einen festen Platz in Ihrem Büro und es wird nicht lange dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Es wird Ihnen alles nach kurzer Zeit in Fleisch und Blut übergehen. Der Vorteil ist nicht nur für Sie die persönliche Zeitersparnis, sondern auch die Unterstützung, die Sie Ihrer Urlaubsvertretung damit entgegenbringen. Jede Vertretung wird sich problemlos in Ihrem Büro zurechtfinden und dafür sehr dankbar sein. So tun Sie nebenbei auch noch etwas für das gute Klima im Büro.
In fünf Schritten zum ordentlichen Büro – Schritt 5: Alle Punkte einhalten und ständig optimieren
Im fünften Schritt kommt die Grundidee des Kaizens zum Tragen: die ständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten und deren regelmäßige Überprüfung. Ersetzen Sie schlechte Gewohnheiten und ersetzen Sie diese durch neue. Machen Sie die neuen Gewohnheiten zur Routine und bleiben Sie am Ball. Sie werden sehen: Es zahlt sich aus!
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