1. Strategie: Unterbrechungen reduzieren
Jedes Mal, wenn Sie durch ein akustisches oder optisches Signal auf neue Mails aufmerksam gemacht werden, lenkt Sie diese Nachricht von Ihrer Arbeit ab. Und wenn Sie sich die eingegangenen Mails auch noch gleich anschauen und bearbeiten, verlieren Sie viel Zeit und Ihr Zeitmanagement gerät ins Wanken.
Stellen Sie deshalb Ihren E-Mail-Alarm ab, es sei denn, Sie erwarten eine dringende Nachricht. Schauen Sie außerdem nur ein- bis zweimal pro Tag in Ihren Posteingang und bearbeiten Sie die eingegangenen Nachrichten dann im Block. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass Sie das ab sofort so handhaben. Das blockt ständiges Nachfragen wie "Haben Sie denn meine Mail nicht bekommen?" elegant ab.
2. Strategie: Führen Sie Kurz-Checks ein
Damit können Sie bei der E-Mail-Bearbeitung viel Zeit sparen. Investieren Sie pro Mail möglichst nicht mehr als zwei Minuten. Sortieren Sie entweder schon anhand der Betreffzeile aus oder entscheiden Sie beim Blick in die Mail
- sofort löschen (insbesondere die, die nicht Ihre Arbeit betreffen)
- sofort reagieren (oder bei fehlenden Zuarbeiten innerhalb von 24 Stunden)
- sofort ablegen (raus aus dem Posteingang in einen speziellen Ordner zur späteren Bearbeitung)
3. Strategie: Kommunikation variieren
E-Mails sind nicht von vornherein das beste Kommunikationsmedium. Ein Anruf bei dem Betreffenden kann ein Problem genauso schnell lösen wie ein persönliches kurzes Gespräch. Rechtlich gesehen sind Sie bei vielen Dingen auf der sicheren Seite, wenn Sie ein Fax versenden. Und kreative Themen oder komplexe Entscheidungsfindungen sind im direkten Kontakt sowieso die bessere Wahl.
Mit diesen Strategien verbessern Sie Ihr Zeitmanagement und lassen sich in Zukunft nicht mehr sehr von Ihren E-Mails ablenken.