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Mit Datenbankfunktionen können Sie die perfekte Abfrage realisieren

Über Datenbankfunktionen von Excel extrahieren Sie jede beliebige Information aus Ihren Listen. Über einen Kriterienbereich können Sie bei Datenbankfunktionen detailliert definieren, welche Datensätze Sie aus der Liste ermitteln möchten.

Mit Datenbankfunktionen können Sie die perfekte Abfrage realisieren

Perfekte Abfragen über Datenbankfunktionen
Die folgenden Methoden helfen Ihnen, gesuchte Informationen aus Ihrer Liste zu ermitteln:
  • Kriterienbereich für die Abfrage anlegen.
  • Teildaten über DBAUSZUG ermitteln.
  • Komplette Datensätze mit DBAUSZUG extrahieren.
  • Die Anzahl von passenden Datensätzen über DBANZAHL zählen.
  • Verwenden Sie Operatoren für spezielle Abfragen.
  • Setzen Sie Und- und Oder-Kombinationen bei den Kriterien ein, um mehrere Abfragekriterien zu verbinden.
So könnte Ihre Tabelle aussehen:
 
A
B
C
D
1
Liste
    –
–   
2
    –
    –
    –
    –
3
Name
Betrag
Stadt
Personen
4
Bosold
312 €
Schwelm
2
5
Zeiger
593 €
Schwelm
4
6
Tiesat
722 €
Wuppertal
2
7
Garz
112 €
Wuppertal
5
8
Bogus
512 €
Wuppertal
6
9
Dau
296 €
Ennepetall
3
10
Dag
607 €
Ennepetal
7
11
Natale
225 €
Schwerin
4
12
Stiller
176 €
Schwerin
4
13
    –
    –
    –
    –
14
    –
    –
    –

Die perfekte Basis für Ihre Abfragen: Der Kriterienbereich

Eines haben alle Datenbankfunktionen von Excel gemeinsam: Sie müssen einen Kriterienbereich anlegen, in dem Sie festlegen, welche Kriterien die gesuchten Daten erfüllen sollen. Markieren Sie die oberste Zeile der Liste (A3:D3) und kopieren Sie diese Zeile neben die Liste in die Zelle F3. Sie möchten diesen Kriterienbereich einsetzen, um zu den Namen die Personanzahl abzufragen. Da Sie nach Informationen zu einem Namen suchen, geben Sie in die Spalte „Name“ des Kriterienbereichs den gesuchten Namen ein. Geben Sie z.B. „Bosold“ in Zelle D4 ein.
Daten ganz einfach extrahieren
Um zu diesem Namen die Personenzahl abzufragen, verwenden Sie die Datenbankfunktion DBAUSZUG. Sie möchten die Personenzahl in Zelle I8 darstellen. Geben Sie dort folgende Funktion ein:
=DBAUSZUG(A3:D12;4;F3:I4)
Als Ergebnis liefert die Funktion die Personenzahl 2, die in der Liste zum Namen „Bosold“ auftritt
Sie übergeben also der Funktion DBAUSZUG immer drei Argumente, mit denen Sie dann exakt festlegen können, welche Informationen aus der Liste ermittelt werden können:
  • Als erstes Argument definieren Sie den Bereich, in dem sich die betreffende Liste befindet, z.B. A3:D12.
  • Mit dem zweiten Argument legen Sie die Nummer der Spalte fest, aus der Sie eine Information ermitteln möchten, z.B. 4.
  • Über das dritte Argument übergeben Sie den Kriterienbereich, F3:I4.
Sie erhalten in dem angegebenen Beispiel also wie erwähnt die Funktion:
=DBAUSZUG(A3:D12;4;F3:I4).
Als Ergebnis liefert die Funktion aus der angegebenen Spalte den Inhalt derjenigen Zeile bzw. des Datensatzes, der durch den Kriterienbereich festgelegt ist. Achten Sie beim Einsatz der Funktion DBAUSZUG darauf, das Sie über den Kriterienbereich einen eindeutigen Datensatz definieren, da die Funktion den Fehlerwert „#ZAHL!“ liefert, falls mehr als ein Datensatz den Kriterien entspricht. Wenn Sie mit den Kriterien gar kein Datensatz übereinstimmt, liefert die Funktion DBAUSZUG den Fehlerwert „#WERT!“.
Datenbankfunktionen mit Wildcards
Falls Sie im Kriterienbereich Datenfelder bzw. Spalten definieren, in denen sich keine numerischen Inhalte befinden, helfen Ihnen Vergleichsoperatoren nicht weiter. In einem solchen Fall können Sie bei den Datenbankfunktionen Joker oder Wildcars einsetzen. Eine Wildcard („?“) ersetzt einen Buchstaben, während ein Joker („*“) eine beliebige Zeichenkette ersetzt. Natürlich können Sie Joker und Wildcard auch miteinander kombinieren.

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