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Minimale Dateigrößen für MS Excel mit der SQL-Abfrage

Sie benötigen Daten für das Reporting oder die Analyse in MS Excel? Wie gehen Sie vor, damit auch beim Zugriff auf Datenbanken mit umfangreichen Daten die Dateigröße in MS Excel überschaubar bleibt und die Performanz nicht beeinträchtigt wird? Hier ein Tipp aus der MS Excel-Schmiede.

Minimale Dateigrößen für MS Excel mit der SQL-Abfrage

Nehmen Sie Daten für einen Vertriebsbericht aus einer MS Access Datenbank. Die relevante Tabelle hat 2,6 Millionen Einzeldatensätze. Wenn Sie diese Daten per Pivottabelle vollständig importieren, erhalten Sie eine MS Excel-Datei mit 27 MB! So beliebt Pivottabellen in MS Excel aufgrund ihrer Eignung für Datenanalysen auch sind, ein solches Vorgehen eignet sich kaum für das Reporting oder die Datenanalyse bei mehreren Datenquellen von dieser Größenordnung.

Wie kann man das vermeiden? Eine Better Practice für die Bereitstellung von erforderlichen Daten ist der Excel-Import per SQL-Abfrage. In der ersten Grafik aus der Bildergalerie ist diese Vorgehensweise anderen Optionen des Datenimports gegenübergestellt. An dieser Übersicht lässt sich gut erkennen, mit welchen Vorteilen diese Methode verbunden ist.

Der offensichtliche Vorteil: Mit der vorgeschlagenen Methode können Sie ganz gezielt auf jene Daten zugreifen, die jeweils für ihre spezifischen Analyseanforderungen oder Ihr Reporting in MS Excel erforderlich sind.

Wie lässt sich diese Methodik anwenden?

Sie gehen über den "Daten" => "Externe Daten abrufen" und "Verbindungen" einrichten. In dem Fenster "Verbindungseigenschaften" geben Sie die SQL-Abfrage ein, mit der Sie zielgenau die erforderlichen Daten aus der Datenquelle abfragen können. Ein Beispiel hierfür wird in der zweiten Grafik der Bildergalerie gezeigt. 

Ihre letzte Schulung zur Datenabfragesprache SQL liegt bereits einige Zeit zurück?

Kein Problem. Sie können relevante Abfrageparameter einfach auslagern, d. h. über ein Drop-Down-Menü in Ihrer MS Excel Anwendung hinterlegen Sie die Filter, die Sie bei einer Datenbankabfrage anwenden möchten. Ihre IT-Abteilung oder ein externer Dienstleister kann mit minimalem Aufwand eine solche Filtereinstellung in die erforderliche SQL-Abfrage übersetzen. Insbesondere für Reportinganwendungen in MS Excel lohnt eine solche Investition, da Sie damit ein Reporting vollständig flexibilisieren.

Wenn Sie bereits Excel 2010 nutzen, dann sollten Sie sich unbedingt PowerPivot ansehen. Diese von Microsoft bereitgestellte Methode ermöglicht den Zugriff auf umfangreiche Datenquellen aus MS Excel, ohne dass die Performanz Ihrer Excel-Anwendung beeinträchtigt wird. 

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