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Messebudget – so kalkulieren Sie richtig

Lesezeit: < 1 Minute Eine realistische Budgetkalkulation im Vorfeld einer Messe ist wichtiger Bestandteil Ihres Messekonzeptes. Ihre Kalkulation ist nicht nur essentieller Grundstoff der Entscheidungsvorlage zum Messeauftritt, sie bildet auch die Basis der späteren Erfolgskontrolle. Wie Sie Ihr Messebudget richtig kalkulieren, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

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Messebudget – so kalkulieren Sie richtig

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Führen Sie keine Maßnahmen ohne strategische Vorüberlegungen durch

Die Budgetkalkulation kann erst dann erstellt werden, wenn die Rahmenbedingungen und Ziele Ihres Messeauftritts aufgestellt sind. Konzipieren Sie also zunächst Ihren Messeauftritt mit allen flankierenden Maßnahmen und errechnen auf Basis der geplanten Umsetzung Ihr Budget. Betrachten Sie immer das Kosten-Nutzen-Verhältnis, indem Sie die Ziele dem geplanten Aufwand gegenüberstellen.

Behalten Sie den Überblick mit einem Termin- und Maßnahmenplan und lassen Ihre Kostenplanung auf Fakten beruhen

Ein Messeauftritt umfasst sehr viele Komponenten. Selbst erfahrene Eventmanager halten es wir Piloten: Sie arbeiten Checklisten ab, um nichts zu vergessen und den Überblick nicht zu verlieren. Stellen auch Sie alle Maßnahmen in einem detaillieren Plan auf.

Von der Namensschildchen-Bestellung über die Anzeigenkampagne bis hin zum Catering: Tragen Sie alle Aufgaben und Meilensteine zusammen. So lassen sich die Kostenpositionen lückenlos und sehr genau zusammenstellen und berechnen. Vermeiden Sie an dieser Stelle weitestgehend Grobschätzungen und "Hausnummern", sondern fragen die konkreten Kosten bei den jeweiligen Dienstleistern für eine fundierte Planung an.

Tipp: Checklisten zur Messe- und Veranstaltungsplanung finden Sie reichlich im Internet.

Wer früh mit der Messeplanung beginnt, spart bares Geld

Wenn Sie frühzeitig mit der Planung beginnen, bleibt Ihnen genügend Zeit, Angebote zu vergleichen und Preise zu verhandeln. Kurzfristige Bestellungen und Änderungen belasten nicht nur Ihre Nerven, sondern auch Ihren Geldbeutel.

Praktischer Helfer: Der AUMA MesseNutzenCheck

Die AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.) bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen ein praktisches und kostenfreies Tool, mit dem Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis ihrer Messebeteiligungen berechnen können.

Nach der Messe ist vor der Messe

Vergessen Sie die Nachkalkulation Ihrer Messebeteiligung im Nachgang nicht. Der Plan-Ist-Vergleich hilft Ihnen, spätere Messeauftritte noch genauer zu budgetieren.

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