Messeauftritt – Was tun, wenn alles schief geht

Messeauftritte gehören zu den Standardaufgaben der PR. Allerdings können sie sehr stressig werden, denn Messezeit ist immer mit Zeitdruck verbunden. Improvisationskunst ist in den letzten Tagen und Stunden oft gefragt. Die folgenden Praxiserfahrungen helfen Ihnen, dass der Messestand rechtzeitig steht, Drucksachen pünktlich da sind und unvorhergesehene Ereignisse das Messeprojekt nicht gefährden.

Bestimmen Sie Troubleshooter im Team!

Sie können nicht überall zugleich sein. In jedes Projektteam "Messauftritt" gehört deshalb ein Troubleshooter, jemand der im Falle eines Falles schnell reagieren kann. Dieses Teammitglied darf nicht in Schlüsselrollen wie Projektleitung oder in der Funktion eines Vorstandssprechers sein, denn niemand kann sich zerteilen. Halten Sie den Troubleshooter also frei von allzu großen Aufgaben. Er oder sie wird schon genug zu tun bekommen.

Erraten Sie, wo der Troubleshooter auf der Kontaktliste steht? Richtig, ganz oben, noch über dem Vorstand und dem Projektleiter, mit einer rot gekennzeichneten Handynummer und/oder E-Mail-Adresse (vorausgesetzt, die kann mobil abgerufen werden). Wichtig ist, dass der Troubleshooter für jedes Team-Mitglied erreichbar ist aber nicht allein entscheidet. Bevor er den Messeauftritt verlässt, um zum Beispiel dringende Besorgungen zu machen, muss eine Rücksprache mit dem Projektleiter erfolgen. 

Der Troubleshooter wird dorthin geschickt, wo es am meisten brennt und nicht dorthin, wo jemand am lautesten nach ihm schreit. Auch diese Unterscheidung ist in der Messepraxis extrem wichtig. 

Was braucht der Troubleshooter?

Hilfreiche Utensilien für einen Troubleshooter während des Messeauftritts sind:

  • ein internetfähiges Mobiltelefon oder/und Laptop mit mobilem Internet
  • eine Firmenkreditkarte für kurzfristige Einkäufe (natürlich mit Unterschriftsberechtigung)
  • einen Mietwagen oder exklusiven Zugriff auf ein Fahrzeug aus der eigenen Flotte. Ihnen nutzt der schnelle Springer für Notfälle nichts, wenn er oder sie nicht mobil ist. 

Wählen Sie jemanden aus dem Team für diese Aufgabe, der belastbar und kreativ ist, denn ein Troubleshooter muss eigene Lösungen für plötzlich auftretende Probleme finden können. Notfalls auch mehrere zeitgleich! Welche Erfahrungen haben Sie mit – oder ohne – Troubleshooter im Projektteam für eine Messe gemacht? Diskutieren Sie mit uns darüber im experto-Forum! 

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