Wann sind Meldungen zu erstellen?
Wann und ob Meldungen zur Sozialversicherung zu erstellen sind ist nach festen Kriterien festgelegt. Im Folgenden gebe ich Ihnen eine Übersicht über die häufigsten Meldeursachen und die Besonderheiten, die ggf. zu beachten sind.
Die Meldungen zur Sozialversicherung sind immer dann zu erstatten, wenn sich sozialversicherungsrechtliche Änderungen bei dem Beschäftigten ergeben. Dies kann beispielsweise der Beginn oder das Ende der Beschäftigung sein. In diesem Fall ist vom Betrieb eine Anmeldung bzw. eine Abmeldung zu erstatten. Übrigens sind Meldungen sowohl für versicherungspflichtige Arbeitnehmer wie auch für geringfügig Beschäftigte zu erstatten.
Weitere für eine Meldung relevante Sachverhalte
Aber daneben gibt es noch weitere melderelevante Sachverhalte – Abgabegründe – die eine Meldung erfordern. Die häufigsten Meldegründe stelle ich Ihnen im Folgenden vor. Im Meldeverfahren werden die Abgabegründe verschlüsselt dargestellt. Diese Abgabeschlüssel sind zweistellig und der jeweils zutreffende Abgabeschlüssel ist mit der Meldung zu erstatten. Treffen mehrere Abgabegründe aufeinander, so ist der Abgabegrund mit dem niedrigsten Schlüssel zu wählen.
Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn
Bei dem Beginn einer Beschäftigung ist eine Anmeldung an die Einzugsstelle zu erstatten. Mit dieser Anmeldung wird u.a. der Beginn der Mitgliedschaft in der Krankenversicherung bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern ausgelöst. Die Anmeldung ist innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn an die Annahmestellen zu übermitteln. Im maschinellen Meldeverfahren werden die Anmeldungen in aller Regel mit der Anlage des Mitarbeiters im Personalstamm der Lohnsoftware erzeugt oder mit der ersten Abrechnung des Mitarbeiters. Als Abgabegrund der Anmeldung ist die Schlüsselzahl „10“ zu setzen.
Abmeldung bei Beschäftigungsende
Endet das Beschäftigungsverhältnis eines Arbeitnehmers, so ist eine Abmeldung an die Einzugsstelle zu erstatten. Diese Abmeldung muss neben den persönlichen Angaben des Mitarbeiters den Abgabegrund „30“ (Ende der Beschäftigung) enthalten. Darüber hinaus sind in der Meldung der so genannte Meldezeitraum und das rentenversicherungspflichtige Bruttoentgelt für diesen zu übermitteln. Als Meldezeitraum ist der Zeitraum zwischen dem letzten Meldezeitraum des aktuellen Kalenderjahres und dem Ende der Beschäftigung zu setzen. Ist im aktuellen Kalenderjahr noch keine Meldung erstattet worden, so ist als Beginn des Meldezeitraums der 1.1. des Jahres zu wählen.
Beispiel Abmeldung
Ein Mitarbeiter scheidet zum 31.7. aus dem Beschäftigungsverhältnis aus. Im aktuellen Kalenderjahr lagen noch keine Meldungen vor.
Sein monatliches Entgelt betrug 2.000 EUR.
Meldezeitraum: 1.1. bis 31.7.
Meldeentgelt: 14.000 EUR
Bei Abmeldungen und auch bei allen anderen Meldungen, die eine Entgeltangabe beinhalten, ist übrigens zwingend eine Versicherungsnummer erforderlich. Liegt diese Versicherungsnummer nicht vor, so kann die Meldung nicht versendet werden. Die Abmeldung ist mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung zu erstatten.