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Mehr Zeit durch kluge Planung

Lesezeit: 2 Minuten Wie ist das bei Ihnen: Haben Sie noch Platz in Ihrem Zeitplaner oder quillt der vor Terminen fast über? Falls ja, dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Freie Zeit scheint bei den meisten Menschen Mangelware zu sein und der Aufgabenberg wird auch nicht geringer.

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Mehr Zeit durch kluge Planung

Mehr Zeit durch kluge Planung

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Vieles bleibt liegen und muss später erledigt werden. Wie Sie Ihre Zeitplanung optimieren können, zeigen die folgenden Tipps.

Die 3 wichtigsten Aufgaben zuerst

Wie oft blicken Sie mit gemischten Gefühlen auf Ihre Aufgabenliste und wissen gar nicht, womit Sie zuerst anfangen sollen, weil alles gleich wichtig erscheint. Doch in den meisten Fällen gelingt es Ihnen mit etwas Überlegung sehr schnell, die Spreu vom Weizen zu trennen. Um diese Liste nicht zu lang werden zu lassen, konzentrieren Sie sich auf die drei wichtigsten Punkte, die Sie unbedingt abarbeiten müssen.

Haben Sie dabei aber nicht nur dringende Terminsachen im Blick, sondern achten Sie auch auf Ihre langfristigen persönlichen Ziele. Die gehen nämlich in der täglichen Hektik schnell mal unter. Von den drei wichtigsten Aufgaben picken Sie sich dann den schwersten Brocken heraus und fangen mit diesem an. Sind alle drei Projekte erledigt, wenden Sie sich den nächsten auf Ihrer Liste zu. So stellen Sie sicher, dass Sie am Abend immer von sich behaupten können, das Wichtigste erledigt zu haben.

Planen schafft Zeit

Warum halten Planungsmuffel nichts davon ihren Tag, die Woche oder sogar den Monat im Voraus zu planen? Weil Sie – aus welchen Gründen auch immer – glauben, dass es sich nicht lohnt, ja geradezu eine Zeitverschwendung ist.

Natürlich kostet Planung auch Zeit, aber jede Minute, die Sie darin investieren lohnt sich doppelt und dreifach, denn Sie bekommen viel mehr in Form von Zeitersparnis zurück und können stressfreier arbeiten. Denken Sie nur an einen Architekten: Der muss vorher genau wissen, wie das Haus später aussehen soll, damit er weiß, wann was erledigt werden muss. Und bei Ihnen ist es im übertragenen Sinne nicht anders.

Wer nicht plant, lässt sich vom Tagesgeschehen leiten und stellt am Ende des Tages erschreckt fest, dass er gar nicht zu seinen eigentlichen Aufgaben gekommen ist und sich mit allem möglichen Dingen beschäftigt hat, nur nicht mit den Wesentlichen. Vorausschauendes Planen sorgt deshalb dafür, dass Sie bewusst vorgehen und Ihren Tag gestalten, statt sich von anderen steuern zu lassen.

Dabei muss so ein Planungssystem keineswegs kompliziert sein, denn gerade das schreckt viele Menschen ab. Halten Sie sich zum Beispiel an meinen ersten Tipp und planen Sie die drei Dinge zuerst ein, die unbedingt erledigt werden müssen. Lassen Sie auch Zeitpuffer, um auf Unvorhergesehenes flexibel reagieren zu können. Und achten Sie einfach mehr darauf, unsinnige Beschäftigungen abzublocken, denn das hilft schon enorm. Sie sparen Zeit, reduzieren Hektik und Stress und gehen gelassener in den Tag.

Auch Kreative können planen

Das sind jene Zeitgenossen, die mit exakter Planung nicht viel anfangen können, weil sie ihre Zeit eher nach Stimmung und Motivation nutzen möchten und nur so auch eine bestimmte Effektivität erreichen. Sollten Sie dazu gehören, dann probieren Sie folgende Planungsmethode aus: Schreiben Sie jeweils eine Aufgabe auf einen kleinen Zettel oder eine Haftnotiz. Legen Sie für diese dann eine Reihenfolge fest.

Kommt jetzt etwas Unvorhergesehenes oder Dringendes dazwischen oder Ihre Prioritäten verändern sich im Laufe des Tages, dann verteilen Sie diese Zettel neu. So reagieren Sie flexibel auf veränderte Bedingungen und können Ihren Plan schnell anpassen.

Diese Methode hat noch einen weiteren Vorteil: Ist eine Aufgabe erledigt, werfen Sie den entsprechenden Zettel mit einem kühnen Schwung in den Papierkorb und fühlen sich gleich viel besser.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: New Africa / stock.adobe.com

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