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Mehr schaffen und die Selbstorganisation im Büro verbessern

Lesezeit: 2 Minuten Am Ende des Tages zufrieden auf das Tagewerk zurückblicken – das wünschen sich die meisten Büromenschen. Doch viele sind mit ihrer täglichen Arbeitsweise und dem Ergebnis unzufrieden. Denn sie haben das Gefühl, nicht genug geschafft zu haben.

2 min Lesezeit
Mehr schaffen und die Selbstorganisation im Büro verbessern

Mehr schaffen und die Selbstorganisation im Büro verbessern

Lesezeit: 2 Minuten

Mehr und vor allem das wichtige und richtige zu schaffen, wünschen sich die meisten Büromenschen. Wie ist das bei Ihnen? Was hat Teil 1 meines Fragenkatalogs Ihnen an Erkenntnissen gebracht? Setzen Sie schon viel um? Gratulation! Wollen Sie einiges nicht umsetzen? Das ist Ihr gutes Recht, denn nicht alle Tipps passen zu allen Menschen und Tätigkeitsfeldern. Haben Sie schon Kreuze in der Spalte „mache ich ab jetzt“ gesetzt? Prima, dann schauen Sie, ob Sie auch mit den letzten fünf Tipps Ihre Selbstorganisation noch weiter verbessern können.

Beschreibung Ich entscheide mich gegen diesen Vorschlag Mache ich bereits Mache ich ab jetzt
Beenden Sie Ihre Aufgaben?

Ich springe nicht zwischen verschiedenen Aufgaben Hin und Her, sondern beende meine Aufgabe, bevor ich zur nächsten übergehe.
Tipp: Wenn Sie eine Aufgabe beenden wollen, obwohl sie nicht abgeschlossen ist und nicht von einer wichtigeren Aufgabe verdrängt wird, dann fragen Sie sich: Welches ist der nächste Minischritt? Und den erledigen Sie. Fragen Sie sich wieder: Welches ist der nächste winzig-kleine Schritt? Und den erledigen Sie. Welches ist der nächste mikrokleine Schritt?

     
Nutzen Sie Ihre Wartezeiten?

Manchmal sind Wartezeiten unvermeidbar. Dafür habe ich kleine, eher unwichtige Aufgaben, die ich erledigen kann oder Lesestoff, den ich sofort parat habe.
Tipp: Führen Sie eine Dauerliste mit Aufgaben, die nicht wirklich wichtig sind, von denen es aber schon wäre, wenn Sie nach und nach erledigt werden. Oder legen Sie sie in einer besonderen Mappe, Hängeregister oder Mappe ab. Erledigen Sie sie immer dann, wenn Sie etwas „Luft“ zwischendurch haben.

     
Haben Sie Zeiten, in denen Sie nur Ihre Stimme im Kopf hören?

Ich sorge für eine „stille Stunde“ (vielleicht auch nur eine halbe Stunde) pro Tag. In dieser Zeit bin ich weder für externe, noch für interne Anrufer zu sprechen und habe auch keine Termine. Hier konzentriere ich mich auf wirklich anspruchsvolle Aufgaben. Oder ich beschäftige mich mit konkreten Schritten zur Optimierung oder Innovation meines Aufgabengebietes.
Tipp: Verwenden Sie möglichst die gleiche Zeit, dann richtet sich Ihr Umfeld schneller darauf ein und auch für Sie wird diese Zeit für sich selbst zur Gewohnheit.

     
Lassen Sie nur so wenige Störungen wie möglich zu?

Ich halte Unterbrechungen von außen möglichst klein.
Tipp: Schlagen Sie beispielsweise einen späteren Termin vor. Kommunizieren Sie zu Beginn einer Unterbrechung klar und eindeutig, dass Sie nur ein knappes Zeitkontingent haben und überschreiten Sie es dann selbst auch nicht.

     
Delegieren Sie überhaupt?

Ich delegiere Aufgaben, wann immer es möglich ist.
Tipp: Wenn es Ihnen schwer fällt, zu delegieren, dann erforschen Sie die Ursachen. Sind Sie innerlich der Meinung, dass es bei Ihnen schneller und besser geht oder wissen Sie nicht, wie Sie trotz Delegieren immer noch die Kontrolle behalten? Zu diesen und anderen Gründen lesen Sie meine Artikelserie Delegieren Sie schon oder überarbeiten Sie sich noch?

Jetzt sind Sie dran – bessere Selbstorganisation im Büro

Wie ist Ihre Bilanz? Setzen Sie schon viele Tipps routiniert um? Gibt es Tipps, die Ihnen nicht gefallen oder nicht zu Ihnen und Ihren Möglichkeiten passen? Dann ignorieren Sie die Vorschläge. Allerdings sollten Sie – wenn es in diesem Bereich zu Problemen in Ihrer Arbeitsorganisation führt, nach Alternativen suchen. Denn irgendwie sollten Sie dieses Loch „stopfen“. Wenn Sie Tipps gefunden haben, die Sie umsetzen wollen, dann suchen Sie sich maximal drei heraus, die Sie in den nächsten zwei Monaten umsetzen wollen. Fangen Sie allerdings nur mit einer einzigen Sache an, bis Sie sich daran gewöhnt haben und nehmen Sie sich erst dann den nächsten Veränderungsschritt vor. So schaffen Sie Tag für Tag mehr.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: Jeanette Dietl / stock.adobe.com

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