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Mehr schaffen durch bessere Selbstorganisation im Büro

Lesezeit: 3 Minuten "Irgendwie müsste ich mehr schaffen" ist ein Stoßseufzer, der in vielen Büros zu hören ist. Wo aber sollen Sie ansetzen, um tatsächlich mehr zu schaffen? 10 Fragen zeigen erste Handlungsfelder auf und geben praktische Startertipps.

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Mehr schaffen durch bessere Selbstorganisation im Büro

Mehr schaffen durch bessere Selbstorganisation im Büro

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Kennen Sie das? Es ist noch nicht mal Frühstückspause und Ihr Schreibtisch ist von seiner ehemaligen Ordnung weit entfernt. Gestartet sind Sie mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, denn der Kunde wartet auf Ihr Angebot. Doch dann kamen zwei Anrufe dazwischen und Sie haben Ihre Mails beantwortet. Die Kundenanfrage ist mittlerweile von dem Ordner, den ein Kollege auf Ihren Schreibtisch gelegt hat, halb verdeckt. „Irgendwie geht schon wieder alles durcheinander“, gestehen Sie einem Kollegen.

Wo stehen Sie? 10 Fragen für die bessere Selbstorganisation im Büro

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Verlauf Ihres Arbeitsalltags aktiver zu gestalten, mehr Wesentliches zu schaffen und insgesamt zufriedener zu sein. Ich habe Ihnen jeweils einen Kurztipp dazu geschrieben, den Sie ausprobieren können. Machen Sie gleich Ihre Auswertung:

Beschreibung Ich entscheide mich gegen diesen Vorschlag Mache ich bereits Mache ich ab jetzt
Sorgen Sie für Überblick?

Ich sorge für Übersicht, z. B. sind nur tagesaktuelle Aufgaben auf meinem Schreibtisch. Die Aufgabe, die ich gerade erledige, liegt vor mir, alles andere ist in einem „heute-Korb“. Später zu erledigende Aufgaben sind in einer Wiedervorlagemappe oder einem ähnlichen System.

Tipp: Wenn Sie häufiger aktuelle Aufgaben für unvorhergesehene Schnellschüsse unterbrechen müssen, legen Sie sich eine auffällige Mappe an mit einer riesengroßen „1“ beschriftet. Bei der Unterbrechung kommt der aktuelle Vorgang dort hinein, dann haben Sie alles geordnet. Und Sie wissen, woran Sie sofort weiter arbeiten, wenn die dazwischen geschobene Aufgabe erledigt ist.

     
Kümmern Sie sich immer zuerst um das Wichtige?

Ich führe eine Aufgabenliste. Meine Aufgaben haben eine Priorität (beispielsweise A, B, C) nach der ich vorgehe.

Tipp: Wie gehen Sie innerhalb einer Kategorie, z. B. bei vier B-Aufgaben vor, wie legen Sie die Reihenfolge fest? Finden Sie heraus, zu welchem Typ Sie gehören. Hinterfragen Sie kritisch, ob dieses Vorgehen optimal ist. Wenn ja, bleiben Sie dabei, wenn nicht, legen Sie ein anderes System fest.

1. Was am schnellsten geht, wird zuerst erledigt.
2. Das „Leichteste“ kommt zuerst dran.
3. Unangenehmes zuerst.
4. Nach „Lustprinzip“.
5. Innerhalb einer Kategorie (A, B, C) priorisiere ich nochmals, dann ist die Reihenfolge klar.
6. Nach Zufallsprinzip.

     
Arbeiten Sie mit der Uhr?

Ich setze mir für alle Tätigkeiten Zeitvorgaben und kontrolliere nach der Hälfte der vorgesehenen Zeit ob ich auch wirklich die Hälfte geschafft habe.

Tipp: Lassen Sie mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit unverplant, damit Sie ausreichend Pufferzeiten haben. Wenn Sie die Pufferzeit nicht verbrauchen, haben Sie bestimmt noch Aufgaben, die Sie dann erledigen können.

     
Vermeiden Sie Zersplitterung?

Ich fasse gleichartige Aufgaben in meiner Tagesplanung zusammen. Ich habe bilde „Blöcke“, zu denen ich mehrere Anrufe erledige oder alle Mails bearbeite, so dass ich zwischen den Tätigkeiten nicht hin- und herspringe.

Tipp: Vergeben Sie, wenn das für Ihre Arbeit passt, doch feste Zeiten für diese Tätigkeiten, beispielweise zwischen 10:00 und 11:00 ist Ihrer erster Telefonblock, nachmittags 15:00 – 15:30 der zweite. Vielleicht ist auch mein nachfolgender Tipp etwas für Sie? Ich biete zu dem Thema Tagesplanung im Büro kostenfreie Live-Webinare im Internet an (30 Minuten). Schauen Sie doch einmal vorbei, da gebe ich Ihnen ein Beispiel für das Systematisieren des Arbeitstages.

     
Nehmen Sie Vorgänge möglichst nur einmal zur Hand?

Ich nehme jedes Schriftstück möglichst nur einmal zur Hand. Wo es möglich ist, bearbeite ich jede Unterlage so, dass ich sie zur Erledigung nicht ein zweites Mal aufgreifen muss.

Tipp: Wenn Sie eine Aufgabe nicht sofort erledigen können, dann terminieren Sie sie und notieren Sie sich, was damit zu tun ist, mindestens aber den nächsten Schritt. Aufgaben, die in weniger als drei Minuten zu erledigen sind, erledigen Sie sofort.

     

Nachdem Sie den 2. Teil gelesen haben, kennen Sie den kompletten Fragenktalog zum besseren Selbstmanagement und können sich Ihre Favoriten herauspicken.

Bildnachweis: undrey / stock.adobe.com

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