Mit diesen sieben Tipps bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails
- Löschen Sie neue E-Mails – soweit möglich. Je weniger Objekte sich in Ihrem Posteingang befinden, desto leichter ist es, den Überblick zu behalten. Meist reicht die letzte E-Mail einer Korrespondenz, da sie die vorherigen Nachrichten enthält.
- Erstellen Sie Ordner für Kunden, Projekte oder Themen und verschieben Sie E-Mails entsprechend. Oder Sie installieren einen Filter in Ihrem E-Mail-Programm, der die eingehenden E-Mails direkt in einen Ordner einsortiert.
- Wenn Sie keine Ordner verwenden können oder möchten, speichern Sie Ihre E-Mails über "Speichern als" als Textdateien. Sortieren Sie sie dann unter "Dokumente" nach Kunden, Projekten etc.
- Schreiben Sie ruhig Details in die Betreffzeile. Manchmal können Sie dort schon fast die ganze Nachricht unterbringen, etwa "Meeting am 14. Februar, bitte bestätigen".
- Passen Sie Ihre E-Mail-Software so an, dass sie Ihnen notwendige Informationen (Absender, Betreff, Datum etc.) auf einen Blick anzeigt.
- Ganz wichtig für die Ordnung in Ihrem Postfach ist, dass Sie es regelmäßig aufräumen. Mindestens einmal im Monat, besser noch einmal in der Woche oder sogar täglich sollten Sie unter den empfangenen, gelöschten und versandten E-Mails aufräumen.
- Belassen Sie nur die E-Mails, die Sie an dem Tag brauchen, im Posteingang. Verschieben Sie die anderen Nachrichten nach Ihrer persönlichen Ordnung an den betreffenden Speicherort.
Wenn Sie diese Tipps umsetzen, werden Sie die meisten E-Mails nicht ausdrucken müssen. Ausdrucke sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Im Normalfall genügt es, E-Mails in den entsprechenden Ordnern oder auf der Festplatte gespeichert zu haben. Aber auch davon sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien anlegen, wie von anderen Dokumenten auch.