Ausufernde Telefonate vs. auf den Punkt kommen
Telefonate sind wichtig und dienen der schnellen Kommunikation. Wenn – ja wenn es nicht häufig diese Momente gibt, wo es einfach nur nett ist, mit dem Angerufenen zu plaudern. Und genau hier laufen Sie Gefahr, viel Zeit zu verlieren, weil das eine oder andere Telefonat einfach zu lange dauert.
Der größte Fehler, den Sie dabei machen können: Sie bringen (meist unbewusst) Ihren Gesprächspartner mit Fragen dazu, vom Grund des Telefonats abzuweichen. Statt gleich zu erklären, weshalb Sie anrufen, erkundigen Sie sich zuerst nach den Kindern, dem Partner oder dem vergangenen Wochenende.
Oder der andere bombardiert Sie seinerseits mit Fragen. Ohne zu fragen, worum es überhaupt geht. So ufert das Telefonat aus und Sie verlieren Ihr Ziel aus den Augen. Überlegen Sie sich deshalb vor jedem Anruf, was Sie erreichen wollen und kommen Sie dann schnell auf den Punkt.
Konzentriert arbeiten vs. zeitraubende Besucher
Sie kennen das vielleicht: Ein Besucher hat sich angekündigt, er ist Ihnen sympathisch und schon verstreicht die Zeit wie im Fluge. Achten Sie daher bei jedem Gespräch darauf, dass Sie sich intern ein Zeitlimit setzen. Um das auch sichtbar zu machen, legen Sie einfach Ihr Handy oder Ihre Armbanduhr vor sich auf den Tisch, so dass der Besucher merkt, dass Sie die Zeit im Blick haben.
Und um ganz sicher zu gehen, können Sie auch ganz offiziell zu Beginn des Gespräches den Zeitrahmen für den Gast abstecken: "Wir haben 15 Minuten."
Sitzungsmarathon vs. effiziente Kurzbesprechungen
Besprechungen sind notwendig und lassen sich auch nicht vermeiden. Nicht selten passiert es aber, dass Sie merken, wie wertvolle Zeit vergeudet wird, weil man vom Hundertsten ins Tausendste kommt. Denn wie oft wird ewig diskutiert, jeder darf seinen Senf dazu geben, auch wenn es unerheblich ist und nicht dem Zweck der Besprechung dient.
Kommt es dann wirklich zum Ende, können auf einmal ganz schnell die entsprechenden Festlegungen getroffen werden. Das heißt für Sie: Setzen Sie auch hier Limits fest. Klar und deutlich. Jeder Teilnehmer weiß dann sofort, dass er "zu Potte" kommen muss und ihre Besprechungen werden viel effizienter.